Edición e impresión de facturas (pedidos imprimibles)
Tanto usted como sus clientes pueden imprimir una factura por cada pedido. Una factura es un resumen de los detalles del pedido que confirma que éste se ha realizado con éxito. Puede guardar las facturas para sus registros o utilizarlas como albaranes para asegurarse de que todos los productos pedidos están dentro de una caja antes de su envío. También puede incluir las facturas impresas en los envíos o guardarlas como PDF y reenviarlas a sus clientes si es necesario.
Si lo desea, puede añadir un logotipo, un número de identificación fiscal, un mensaje a pie de página o información comercial adicional a su factura o establecer un nombre de archivo de factura personalizado. Además, puede personalizar la plantilla de factura para que se ajuste a las necesidades específicas de su empresa.
Presentación de la plantilla de factura por defecto
Ecwid utiliza una plantilla por defecto para la factura, creada para ser universal y adaptarse a cualquier negocio. Esta plantilla contiene la siguiente información: el nombre y la dirección de su empresa (tomados del perfil de su tienda), el nombre y la dirección de envío del comprador, el método de pago y la forma de envío que ha elegido para su pedido, información sobre los productos solicitados y un total del pedido desglosado.
La factura por defecto puede diferir ligeramente para los comerciantes de diferentes países. Para previsualizar una factura generada en su tienda, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
Puede utilizar las opciones integradas de Ecwid para añadir el logotipo de la tienda,incluir el número de identificación fiscal de su empresa, proporcionar detalles comerciales adicionales o añadir un mensaje al pie de página a su factura por defecto. Si necesita hacer más cambios, puede personalizar la plantilla de factura para que se adapte a las necesidades específicas de su negocio.
La factura se compone en el idioma de su tienda (y no en el idioma de su administrador de Ecwid).
Impresión de facturas
Sus clientes pueden ver e imprimir las facturas de sus pedidos desde varios lugares:
- Pueden generar una factura haciendo clic en el enlace Imprimir pedido de la página «¡Gracias por su pedido!» que ven después de realizar un pedido.
- Pueden imprimir una factura de cualquier pedido desde su historial de pedidos después de entrar en su cuenta de cliente en su tienda.
- Los clientes también pueden recibir las facturas como archivos adjuntos a los correos electrónicos de confirmación del pedido. Para enviar facturas con sus confirmaciones de pedido, vaya a Configuración → Notificaciones y active el ajuste Adjunte los pedidos imprimibles al correo electrónico de confirmación del pedido.
Como administrador de la tienda, puede ver las facturas de cualquier pedido en la sección Ventas → Pedidos. Puede guardarlas como archivos PDF (en inglés) o imprimir las facturas para sus registros o para incluirlas en sus envíos.
Si quiere imprimir varias facturas a la vez:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Ventas → Pedidos.
- Seleccione los pedidos colocando una marca de verificación junto a ellos.
- Elija Imprimir lo seleccionado en el desplegable Actualizar en masa.
Añadir un logotipo a la factura
Puede añadir el logotipo de su empresa a las facturas. Añadir un logotipo ayuda a personalizar sus facturas y puede formar parte de la construcción de su marca. El tamaño recomendado de una imagen de logotipo es de 240 x 100 px.
Para añadir un logotipo a la plantilla de factura:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
- Haga clic en Subir logotipo y elija el archivo de imagen de su ordenador.
Los cambios se guardarán automáticamente.
El logotipo aparecerá en la esquina superior izquierda de su factura. Puede comprobar el resultado en la vista previa.
Si desea cargar una imagen diferente, haga clic en Cambiar logotipo y elija otra imagen de su ordenador. Para eliminar la imagen de su plantilla de factura, haga clic en el icono de la cesta en la sección Logotipo.
Añadir su número de identificación fiscal a la factura
En algunos países, los comerciantes que cobran impuestos deben mostrar su número de identificación fiscal en las facturas. Por ejemplo, en el Reino Unido se exige el número de registro del IVA, en Italia el P.IVA y en Australia el ABN.
Para añadir el número de identificación fiscal a la plantilla de la factura:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
- Introduzca el número de identificación fiscal en el campo ID de impuesto.
- Guarde los cambios.
Ecwid detecta automáticamente su país y establecerá el nombre de la identificación fiscal pertinente (VAT Reg No, ABN, etc.). Si necesita otro nombre para su identificación fiscal, haga clic en el enlace Editar el nombre e introduzca otro nombre para mostrar.
Una vez añadido, su número de identificación fiscal aparecerá en todas las facturas en el encabezado:
El número de identificación fiscal también se incluirá en el pie de página de todas las notificaciones por correo electrónico enviadas a sus clientes. Si desea ajustar la colocación del número de identificación fiscal en una notificación por correo electrónico, puede editar la plantilla de esa notificación.
Proporcionar detalles adicionales de la empresa
Puede añadir información adicional sobre su empresa en el encabezado de la factura. Puede tratarse de la información que se exige en su país por ley o de cualquier otro dato (por ejemplo, datos de la cuenta bancaria o contactos adicionales).
Para añadir información al encabezado de la factura:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
- Introduzca la información en el campo Datos de la empresa.
- Guarde los cambios.
Puede comprobar el resultado en la vista previa.
Añadir un mensaje al pie de página
También puede añadir un mensaje al pie de la factura. Pueden ser notas para los clientes o un mensaje especial de agradecimiento.
Para añadir información al pie de la factura:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
- Introduzca la información en el campo Mensaje al pie.
- Guarde los cambios.
El texto aparecerá bajo el código de barras en su factura. Puede comprobar el resultado en la vista previa.
Establecer un nombre de archivo de factura personalizado
Puede establecer un formato de nombre personalizado para los PDF de facturas generados en su tienda. Por ejemplo, si el nombre de archivo predeterminado no se ajusta a su flujo de trabajo o si desea añadirle detalles como el nombre de la tienda.
Para establecer un nombre de archivo de factura personalizado:
- Desde su administración de Ecwid, vaya a Configuración → Pedido imprimible.
- Desplácese hacia abajo hasta Personalizar nombre de archivo de factura y haga clic en Personalizar nombre de archivo.
- Realice cambios en el campo Nombre de archivo. Puede utilizar variables de Ecwid aquí.
- Haga clic en Guardar.
Eso es todo. Todos los nuevos archivos PDF de facturas generados en su tienda se nombrarán según el formato que usted establezca.
Editar la plantilla de la factura
Los usuarios avanzados pueden editar la plantilla de la factura utilizada en su tienda.
La plantilla de factura en Ecwid contiene:
- Variables para referirse a la información de la tienda o del comprador (las plantillas de facturas utilizan la misma colección de variables que nuestras notificaciones de correo).
- Etiquetas Freemarker para sustituir las variables por valores reales y para su representación condicional.
- CSS y HTML para definir la estructura y el aspecto de la factura.
Puede añadir etiquetas HTML estándar y expresiones regulares especiales para transferir los detalles del pedido a la factura. Puede incluir o eliminar las variables en estas expresiones, cambiar sus posiciones o hacer una factura personalizada que se adapte exactamente a sus necesidades.
Para personalizar la factura:
- Desde su administrador de Ecwid, vaya a Configuración → Impuestos y facturas (o Configuración → Pedido imprimible).
- Haga clic en Editar plantilla.
- Efectúe los cambios deseados en la plantilla.
- Antes de guardar cualquier cambio, haz clic en el enlace Vista previa de la parte superior para ver cómo quedará la factura.
- Si no le gusta el resultado, haga clic en el enlace Volver a la opción por defecto en la parte inferior de la plantilla para restaurar la plantilla de factura predeterminada.
Si está haciendo cambios en una plantilla que ha personalizado y guardado previamente, la opción «Volver a la opción por defecto» no le funcionará, ya que volverá a la plantilla original por defecto. Para hacer una copia de seguridad de su plantilla, copie la plantilla de factura y guárdela como un archivo de texto en su ordenador. Si sucede algún problema, podrá pegar el código desde el archivo a la plantilla. - Cuando esté satisfecho con el resultado, haga clic en Guardar.
He aquí algunos ejemplos de pequeñas personalizaciones de facturas:
Ejemplo 1. Añadir texto al pie de la factura
Si quiere añadir algún mensaje a la factura, puede añadirlo al texto «¡Gracias por su pedido!». Por ejemplo:
Para ello, abra la plantilla de factura para editarla, desplácese hasta su parte inferior y añada su mensaje como texto plano tras la variable ${textLabels.footerMessage} en el bloque Pie de la factura:
También puede cambiar el mensaje del pie de página predeterminado de «¡Gracias por su pedido!» por su propio texto sustituyendo la variable ${textLabels.footerMessage} por el texto deseado en la plantilla.
Ejemplo 2. Eliminar el código de barras de la factura
Para eliminar el código de barras del pedido de sus facturas, elimine estas líneas de la parte inferior de su plantilla de factura:
Traducción de facturas a otros idiomas
Una serie de variables especiales se utilizan para mostrar etiquetas de texto generales en la factura, como Pedido, Comprador, ¡Gracias por su pedido!, etc. Aquí está la lista de variables del modelo de factura y el texto real que aparece en lugar de estas variables en las facturas (versión en inglés):
Variable — Etiqueta de texto
${textLabels.order} — Order
${textLabels.orderComments} — Order comments
${textLabels.sku} — SKU
${textLabels.footerMessage} — Thank you for your order!
${textLabels.customerService} — Customer service
${textLabels.phone} — Phone
${textLabels.shippingMethod} — Shipping method
${textLabels.paymentMethod} — Payment method
${textLabels.discountCoupon} — Discount coupon
${textLabels.items} — Items
${textLabels.shipping} — Shipping
${textLabels.total} — Total
${textLabels.shipTo} — Ship to
${textLabels.buyer} — Buyer
${textLabels.pickupMethod} — Pickup Method
${textLabels.taxId} — Tax ID
${textLabels.taxFreeBusiness} — Tax Exempt Customer
Estas variables se traducen automáticamente al idioma de su cliente si ofrece su tienda en ese idioma y si existe una traducción de una etiqueta de texto en Ecwid. En caso contrario, la etiqueta aparece en inglés.
Si Ecwid no dispone todavía de una traducción de las etiquetas de las facturas al idioma que necesita, puede sustituir las variables correspondientes en la plantilla de la factura por el texto que prefiera como solución temporal. Este texto aparecerá en las facturas de todos los clientes, independientemente del idioma de su navegador.
Por ejemplo, para añadir una traducción del mensaje «¡Gracias por su pedido!» en la factura, puede encontrar la variable ${textLabels.footerMessage} en la plantilla de factura y sustituirla por su traducción:
El resto del contenido de su factura se obtiene de los detalles del pedido. Puede traducir su catálogo a los idiomas deseados, para que la información sobre los productos aparezca también en ese idioma en la factura.
Preguntas frecuentes
¿Puedo utilizar un sistema de terceros para crear facturas?
Sí. El Mercado de aplicaciones de Ecwid ofrece varias herramientas para ayudarle a personalizar las facturas:
- PrintFantastic: Print Great Looking Invoices ofrece plantillas prediseñadas y opciones de personalización para facturas, albaranes y etiquetas de envío. Puede imprimir las facturas por lotes, enviarlas por correo electrónico o descargarlas en formato PDF.
- Printout Designer: Create Invoices, Packing Slips and Labels ayuda a crear facturas, recibos de venta, recibos de regalo y listas de empaque con un aspecto increíble. Aunque el diseño de cada impresión es estático, puede editar los pies de foto y los mensajes con diferentes idiomas por defecto y eliminar elementos innecesarios de las plantillas.
¿Hay alguna forma de acortar el margen superior?
Puede cambiar fácilmente los márgenes en la ventana emergente de impresión: comience a imprimir su factura y seleccione la opción de margen mínimo en la configuración de impresión, si está satisfecho con la vista previa, haga clic en Imprimir. Este es un ejemplo de cómo se ven estos ajustes al imprimir en el navegador Google Chrome: