Gestion de vos commandes

Lorsqu'un client finalise le processus de commande, sa commande apparaît dans le panneau d'administration Ecwid sur la plage Ventes → Commandes. Vous recevrez également un e-mail de notification ou une notification push mobile. Vous pouvez également créer des commandes manuellement dans votre panneau d'administration Ecwid pour enregistrer les commandes que vous avez passées en dehors d'Ecwid.

À partir de la page Commandes, vous pouvez voir un aperçu de toutes celles de vos clients dans votre boutique. Chaque ligne de commande affiche des détails utiles, tels que le numéro de commande unique, l'état de la commande, le nom et l'adresse e-mail du client, la date d'achat, le mode de paiement et d'expédition, les articles achetés et le total de l'achat.

Sur cette page, vous pouvez également gérer vos commandes: mettre à jour l'état des commandes, vérifier les détails de chaque commande, rechercher des commandes, filtrer les commandes par catégories différentes, mettre à jour les commandes et les informations des clients, ajouter un numéro de suivi pour la livraison, etc.

Comprendre les états des commandes

Chaque commande possède un état de paiement et d'exécution. Les états des commandes peuvent vous aider à décider quelles actions entreprendre pour chaque commande particulière, par exemple si celle-ci doit être expédiée ou remboursée.

Vous pouvez modifier l'état des commandes à tout moment. Lorsque vous mettez à jour l'état d'une commande, votre client reçoit automatiquement une notification par e-mail avec les informations sur l'état de la commande mises à jour.

Dans Ecwid, les états de commande suivants sont utilisés :

États de paiement

Payée : le paiement est reçu et le stock a été réduit (si le contrôle du stock est configuré).

En attente de paiement : aucun paiement n'a été effectué. Soit votre client a sélectionné un mode de paiement hors ligne et vous devez le contacter pour organiser le paiement, soit le paiement en ligne de votre client n'a pas été traité.

Annulée : indique que la passerelle de paiement n'a pas pu autoriser ou débiter la carte de crédit du client, ou que vous avez annulé la commande. Les niveaux de stock augmenteront automatiquement (si le contrôle des stocks est configuré).

Remboursée : le paiement intégral a été transféré au client.

Partiellement remboursée : le paiement partiel a été transféré au client.

États d'exécution

Toutes les commandes de produits physiques ou de cartes cadeaux nécessitent un traitement. Les commandes de produits numériques sont exécutées automatiquement. Lorsqu'un client achète un produit numérique, il reçoit par e-mail un lien pour télécharger le fichier. Pour ces produits, l'état d'exécution sera défini sur Livrée.

En attente de traitement : état d'exécution par défaut pour toutes les nouvelles commandes. Il indique que la commande est en attente d'exécution.

En cours de traitement : la commande est en cours d'exécution (prélèvement et emballage), mais n'a pas encore été exécutée.

Expédiée : la commande a été expédiée (souvent confirmée avec un numéro de suivi).

Livraison en cours : vous ou votre personnel de livraison êtes en train de livrer la commande au client. Cet état de commande est disponible si vous avez configuré une livraison locale dans votre boutique.

Livrée : vous ou le transporteur avez livré la commande au client.

Retrait possible : la commande est prête à être récupérée par le client dans votre boutique physique ou votre point de collecte.

Sans livraison : réservé aux commandes que vous n'expédierez pas. Vous pouvez utiliser cette désignation pour les commandes dont l'état du paiement est Annulé ou Remboursé.

Retournée : commandes retournées par le client.

Saviez-vous qu'Ecwid utilise la technologie AMP pour afficher dynamiquement les informations les plus récentes sur les états de paiement et d'exécution directement dans la confirmation de commande qu'un acheteur reçoit lors de son achat ? L'acheteur peut vérifier la confirmation de commande dynamique dans sa boîte de réception à tout moment pour connaître l'état réel de la commande.

Recherche et filtrage des commandes

Par défaut, votre liste de commandes est organisée de la plus récente à la plus ancienne. Si vous avez un grand nombre de commandes, vous pouvez utiliser la barre de recherche située au-dessus de la liste des commandes pour en chercher une en fonction du nom du client, de l'adresse e-mail, de l'adresse postale, du numéro de commande, de l'intitulé du produit, de l'UGS ou même des notes de commande.

Vous pouvez également filtrer vos commandes par :

• Date
• État du paiement
• État d'exécution
• Mode de paiement
• Méthode d'exécution
• Produits
• Date et heure de retrait ou de livraison
• Si la commande contient des précommandes

Par exemple, si vous souhaitez contacter les clients pour régler leur paiement avant d'expédier leur commande, vous devrez appliquer les filtres pour obtenir la liste des commandes qui n'ont pas encore été payées et qui doivent être expédiées. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un filtre prédéfini Non payée. Expédition nécessaire :

Vous pouvez appliquer plusieurs filtres à la fois pour affiner votre recherche. Par exemple, si vous souhaitez voir les commandes qui n'ont pas encore été payées et qui ont été passées par un client spécifique, vous pouvez saisir le nom de ce client dans la barre de recherche et sélectionner En attente de paiement dans la liste déroulante de les États de paiement :

Vous pouvez enregistrer des combinaisons de filtres pour rendre la même recherche beaucoup plus rapide à l'avenir. Les commandes qui apparaissent dans les filtres enregistrés sont mises à jour automatiquement.

Ajout de notes de commande d'administration

Les gestionnaires de boutique peuvent ajouter des notes internes aux commandes. Ces notes peuvent être utilisées pour fournir des instructions spéciales comme la date et l'heure de livraison à privilégier. Les notes de commande peuvent également inclure des commentaires qui peuvent contribuer à améliorer les processus de votre entreprise, comme les commentaires des clients ou le motif de remboursement ou d'annulation d'une commande.

Les notes d'administration sont visibles uniquement par le personnel, vos clients ne peuvent donc pas les voir. Par la suite, vous pourrez rechercher les commandes à partir de ces notes pour accélérer le traitement des commandes.

Pour ajouter une note d'administration à une commande :

Mise à jour des informations relatives aux commandes et aux clients

Une fois la commande passée, vous pouvez en mettre à jour les détails. Cela peut s'avérer très pratique si, par exemple, un client commet une faute de frappe lors de la saisie de son adresse e-mail lors du paiement ou si un client souhaite modifier ou ajouter un article.

Vous pouvez modifier une commande pour :

• ajouter et supprimer des éléments ;
• modifier les détails du produit (UGS, nom, quantité et prix) ;
• modifier l'adresse, le nom et l'adresse e-mail du client ;
• ajouter et supprimer des remises ;
• modifier les taxes et les frais d'expédition.

Plus d'informations sur la modification des commandes dans votre boutique Ecwis.

Modification d'un numéro de commande

Lorsqu'un client passe une commande, un numéro d'identification unique lui est attribué. Il est spécifique à cette commande et n'est plus jamais attribué. L'ID de commande est une combinaison de cinq symboles aléatoires (par exemple XK45J) qui aide les commerçants et les clients à distinguer une commande d'une autre. Il est affiché sur les factures, dans les notifications par e-mail et dans la liste des commandes de votre administration Ecwid.

Vous pouvez personnaliser les ID des commandes en y ajoutant un préfixe et/ou un suffixe personnalisés composés de lettres, nombres, tirets, etc. pour vos besoin en générateurs de rapport, et toute autre raison. Par exemple, si vous gérez plusieurs boutiques en ligne, vous pouvez ajouter le nom de l'une d'elle (JJONES-) comme préfixe pour voir rapidement dans vos rapports où la commande a été passée. Vous pouvez également ajouter le mois ou l'année en cours (-2020) comme suffixe pour savoir quand une commande a été passée juste en regardant son ID.

Pour personnaliser le format des ID de vos commandes :

1. Depuis l'administration Ecwid, accédez à Paramètres → Général → Panier et paiement.
2. Faites défiler jusqu'à Identifiant de commande, puis cliquez sur Modifier le format de l'ID de commande.
3. Saisissez un préfixe ou un suffixe (ou les deux) que vous souhaitez voir apparaître dans vos ID de commande et vérifiez l'aperçu à droite. Exemple :
   

   

4. Cliquez sur Enregistrer.

Ces ajouts s'appliqueront à toutes vos commandes venant après la modification, les ID des précédentes passées avant cette modification resteront les mêmes.

Activation des notifications push

Vous pouvez utiliser l'application mobile Ecwid pour activer les notifications push afin de recevoir une alerte sur votre téléphone chaque fois qu'une commande est passée dans votre boutique.

Pour activer les notifications push :

Impression des commandes

Vous pouvez imprimer une copie d'une commande pour vos propres archives ou l'inclure dans la livraison de la commande du client.

Pour imprimer la facture d'une commande :

Sur le bureau, depuis votre administration Ecwid, vous pouvez imprimer en groupe les factures de plusieurs commandes.

Pour imprimer les factures de plusieurs commandes à la fois :

1. Depuis le panneau d'administration d'Ecwid, accédez à Ventes → Commandes.
2. Sélectionnez les commandes que vous souhaitez imprimer.
3. Cliquez sur Mise à jour de masse → Imprimer les éléments sélectionnés :

Exportation de commandes

Pour créer un rapport de ventes, analyser vos commandes ou simplement envoyer une liste de commandes à vos employés, vous pouvez exporter les informations des commandes vers une feuille de calcul en quelques étapes :

1. Depuis le panneau d'administration d'Ecwid, accédez à Ventes → Commandes.
2. Faites défiler jusqu'au bas de la page et recherchez le bloc Exporter des commandes :

3. Si vous souhaitez exporter toutes vos commandes, cliquez sur Exporter tout.
4. Pour exporter uniquement certaines commandes, sélectionnez celles dont vous avez besoin et cliquez sur Exporter les éléments sélectionnés.
5. Vous verrez apparaître une fenêtre contextuelle avec les paramètres d'exportation.
6. Sélectionnez le délimiteur :

7. Sélectionnez les colonnes à exporter. Par défaut, toutes les colonnes sont sélectionnées.
8. Cliquez sur Télécharger un fichier CSV.
9. Ouvrez le fichier téléchargé avec un éditeur de feuille de calcul pour une utilisation ultérieure.

Suppression de commandes

En plus de pouvoir annuler et rembourser les commandes, vous pouvez également les supprimer définitivement de votre boutique. Vous pourriez vouloir supprimer les commandes de test, mais conserver toutes celles des clients à des fins fiscales.

Si un client a acheté quelque chose sur votre site par erreur, il est préférable d'annuler la commande et de s'assurer qu'elle est correctement remboursée par l'intermédiaire du fournisseur de paiement de votre compte marchand.

Pour supprimer une commande dans votre boutique Ecwid :

Les commandes sélectionnées seront supprimées définitivement de l'administration Ecwid et leurs numéros ne seront pas réutilisés. Par exemple, si vous supprimez la commande n°3 depuis l'administration Ecwid, vous verrez les commandes N°1, 2, 4, 5, etc. Plus d'informations sur la numérotation des commandes dans Ecwid.