Druckbare Bestellbestätigungen bearbeiten

Sowohl Sie als auch Ihre Kunden können für jede Bestellung eine Rechnung ausdrucken. Eine Rechnung ist eine Zusammenfassung der Bestelldaten, die eine erfolgreiche Bestellaufgabe bestätigt. Sie können die Rechnungen für Ihre Unterlagen aufbewahren oder sie als Packzettel verwenden, um sicherzustellen, dass sich alle bestellten Produkte in einem Karton befinden, bevor dieser verschickt wird. Sie können gedruckte Rechnungen auch den Sendungen beifügen oder als PDF speichern und bei Bedarf erneut an Ihre Kunden senden.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihrer Rechnung ein Logo, eine Steuernummer, eine Nachricht in der Fußzeile oder zusätzliche Geschäftsinformationen hinzufügen und auch einen eigenen Dateinamen für Rechnungen festzulegen. Sie können die Rechnungsvorlage auch zusätzlich anpassen, sodass sie Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht.

Standard-Rechnungsvorschau

Ecwid verwendet eine Standardvorlage für Rechnungen, die folgende Informationen enthält: Ihren Firmennamen und Ihre Adresse (aus Ihrem Shop-Profil), den Namen und die Lieferadresse des Käufers, die Zahlungsmethode und die Versandmethode, die er für seine Bestellung gewählt hat, sowie Informationen über die bestellten Produkte und eine aufgeschlüsselte Bestellsumme.

Bei Händlern aus verschiedenen Ländern kann die Standardrechnung leicht abweichen. Um eine Vorschau einer Rechnung, die in Ihrem Shop generiert wird, zu sehen, gehen Sie in Ihrem Ecwid-Admin zu Einstellungen → Druckbare Bestellung (order Einstellungen > Ausdruckbare Bestellbestätigung) und betrachten Sie die Rechnungsvorschau.

Sie können die in Ecwid integrierten Optionen nutzen, um ein Shop-Logo hinzuzufügen, die Steuernummer Ihres Unternehmens einzutragen, zusätzliche Geschäftsdetails anzugeben oder eine Fußzeile zu Ihrer Standardrechnung hinzuzufügen. Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen möchten, können Sie die Rechnungsvorlage so anpassen, dass sie Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht.

Die Rechnung wird in der Sprache Ihres Shops verfasst (und nicht in der Sprache Ihrer Ecwid-Verwaltung).

Rechnungen drucken

Ihre Kunden können die Rechnungen für ihre Bestellungen an mehreren Stellen einsehen und ausdrucken:

• Sie können eine Rechnung generieren, indem sie auf den Link Bestellung drucken auf der „Danke“-Seite Ihrer Bestellung klicken, die sie nach einer Bestellung sehen.
• Sie können eine Rechnung für jede Bestellung aus ihrer Bestellhistorie drucken, nachdem sie sich in ihrem Kundenkonto in Ihrem Shop angemeldet haben.
• Kunden können auch Rechnungen als Anhang zu den Bestellbestätigungs-E-Mails erhalten. Um Rechnungen mit Ihren Bestellbestätigungen zu versenden, gehen Sie in Ihrem Ecwid-Admin zu Einstellungen → Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Option Druckbare Bestellbestätigungen an Bestätigungs-E-Mail anhängen.

Als Shop-Administrator können Sie die Rechnungen für jede Bestellung im Bereich Meine Verkäufe → Bestellungen einsehen. Sie können sie anschließend als PDF-Datei (auf Englisch) speichern oder die Rechnungen für Ihre Unterlagen oder zum Beifügen in Ihre Sendungen ausdrucken.

Wenn Sie mehrere Rechnungen auf einmal drucken möchten:

1. Gehen Sie von Ihrem Ecwid-Admin aus zu Verkäufe → Bestellungen.
2. Wählen Sie Bestellungen aus, indem Sie neben ihnen ein Häkchen setzen.
3. Wählen Sie Auswahl drucken aus der obigen Dropdown-Liste Massenaktualisierung.

Ein Logo zur Rechnung hinzufügen

Sie können Ihr Firmenlogo auf Ihren Rechnungen hinzufügen. Die empfohlene Größe eines Logobildes ist 240×100 px.

Um ein Logo zur Rechnungsvorlage hinzuzufügen:

1. Gehen Sie von Ihrem Ecwid-Admin aus zu Einstellungen → Druckbare Bestellungen (oder Einstellungen > Ausdruckbare Bestellbestätigung).
2. Klicken Sie auf Logo hochladen und wählen Sie die Bilddatei von Ihrem Computer.

Sie können die Rechnungsvorschau ansehen, um das Ergebnis zu überprüfen.

Wenn Sie ein anderes Bild hochladen möchten, klicken Sie auf Logo ändern und wählen Sie ein anderes Bild von Ihrem Computer (oder klicken Sie auf das Korb-Symbol, um das Bild aus Ihrer Rechnungsvorlage zu löschen).

Hinzufügen Ihrer Steueridentifikationsnummer zur Rechnung

In einigen Ländern müssen Händler, die Steuern erheben, ihre Steuer-Identifikationsnummer auf den Rechnungen angeben. Zum Beispiel: Großbritannien verlangt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT Reg No), Italien verlangt P.IVA und Australien verlangt eine ABN.

Um Ihre Steueridentifikationsnummer anzugeben:

1. Gehen Sie von Ihrem Ecwid-Admin aus zu Einstellungen → Druckbare Bestellung (oder Einstellungen > Ausdruckbare Bestellbestätigung).
2. Fügen Sie Ihre Steueridentifikationsnummer in das Feld Steuer-ID ein.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Ecwid erkennt automatisch Ihr Land und legt die entsprechende Steueridentifikationsnummer (VAT Reg No, ABN, etc.) fest. Wenn Sie einen anderen Namen für Ihre Steuer-ID benötigen, klicken Sie auf den Link Name bearbeiten und geben Sie einen anderen Anzeigenamen ein.

Einmal hinzugefügt, wird Ihre Steuernummer auf allen Rechnungen des Kunden erscheinen:

Die Steuernummer wird auch in der Fußzeile aller E-Mail-Mitteilungen enthalten sein, die an Ihre Kunden gesendet werden. Wenn Sie die Platzierung der Steuer-Identifikationsnummer in einer E-Mail-Benachrichtigung anpassen möchten, können Sie die Vorlage für diese Benachrichtigung bearbeiten.

Angabe zusätzlicher Geschäftsdaten

Sie können zusätzliche Informationen über Ihr Unternehmen zum Rechnungskopf hinzufügen. Dies können die Informationen sein, die in Ihrem Land gesetzlich vorgeschrieben werden oder andere Details (z. B. Bankverbindung oder zusätzliche Kontakte).

Um Geschäftsdaten hinzuzufügen:

1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Druckbare Bestellungen.
2. Geben Sie in das Feld Unternehmensangaben die Informationen ein.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können das Ergebnis in der Vorschau überprüfen.

Hinzufügen einer Fußzeilennachricht

Sie können auch eine Nachricht in der Rechnungsfußzeile hinzufügen. Dies können Notizen für Kunden oder eine spezielle „Vielen Dank“-Nachricht sein.

Um Text zur Fußzeile der Rechnung hinzufügen:

1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Druckbare Bestellungen.
2. Geben Sie in das Feld Fußzeilennachricht die Informationen ein.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Der Text erscheint unter dem Barcode in Ihrer Rechnung. Sie können das Ergebnis in der Vorschau überprüfen.

Festlegen eines benutzerdefinierten Dateinamens für Rechnungen

Sie können ein benutzerdefiniertes Namensformat für die in Ihrem Shop erstellten PDFs für Rechnungen festlegen. Zum Beispiel, wenn der voreingestellte Dateiname nicht zu Ihrem Arbeitsablauf passt oder Sie Details wie den Namen eines Shops hinzufügen möchten.

Um einen eigenen Dateinamen für Rechnungen festzulegen:

1. Gehen Sie in Ihrer Ecwid-Verwaltung zu Einstellungen → Druckbare Bestellung (oder Einstellungen > Ausdruckbare Bestellbestätigung).
2. Scrollen Sie nach unten zu Eigener Dateiname für Rechnungen und klicken Sie auf Dateiname anpassen.
3. Nehmen Sie Änderungen im Feld Dateiname‍ vor. Sie können hier Ecwids Variablen verwenden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das war's. Alle neuen PDF-Dateien für Steuerrechnungen, die in Ihrem Shop erstellt werden, werden nach dem von Ihnen festgelegten Format benannt.

Bearbeiten der Rechnungsvorlage

Wenn Sie Ihre Rechnung ändern möchten, können Sie die Rechnungsvorlage so bearbeiten, dass sie genau so aussieht, wie Sie es wünschen.

Rechnungsvorlagen in Ecwid enthalten:

• Variablen, um auf die Shop- oder Käuferinformationen zu verweisen (Rechnungsvorlagen verwenden die gleiche Sammlung von Variablen wie unsere E-Mail-Benachrichtigungen).
• Freemarker-Tags zum Ersetzen von Variablen durch aktuelle Werte und für deren bedingte Darstellung.
• CSS und HTML, um die Struktur und das Aussehen der Rechnung zu definieren.

Sie können Standard-HTML-Tags und spezielle reguläre Ausdrücke hinzufügen, um die Bestelldaten in die Rechnung zu übertragen. Sie können die Variablen in diesen Ausdrücken einschließen oder entfernen, ihre Positionen ändern oder eine benutzerdefinierte Rechnung erstellen, die genau Ihren Anforderungen entspricht.

Um die Rechnung anzupassen:

1. Gehen Sie von Ihrem Ecwid-Admin aus zu Einstellungen → Druckbare Bestellung.
2. Klicken Sie auf Vorlage bearbeiten.
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor.
4. Bevor Sie Änderungen speichern, klicken Sie oben auf den Link Vorschau, um zu sehen, wie die Rechnung aussehen wird.
5. Wenn Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, klicken Sie unten in der Vorlage auf Auf Standard zurücksetzen, um die Standard-Rechnungsvorlage wiederherzustellen.

6. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern.

Hier sind einige Beispiele für kleinere Anpassungen von Rechnungen:

Beispiel: Text in der Fußzeile der Rechnung

Wenn Sie der Rechnung eine Nachricht hinzufügen möchten, können Sie diese an den „Danke“-Text anhängen. Zum Beispiel:

Öffnen Sie dazu die Rechnungsvorlage zur Bearbeitung, scrollen Sie an deren Ende und fügen Sie Ihre Nachricht als reinen Text hinter der Variablen ${textLabels.footerMessage} im Block der Fußzeile der Rechnung ein:

Oder Sie können die Standard-Fußzeilenmeldung Ihrer „Danke“-Nachricht in einen eigenen Text ändern, indem Sie in der Vorlage die Variable ${textLabels.footerMessage} durch einen gewünschten Text ersetzen.

Beispiel: Strichcode aus der Rechnung entfernen

Um den Strichcode der Bestellung aus Ihren Rechnungen zu entfernen, löschen Sie diese Zeilen am unteren Rand Ihrer Rechnungsvorlage:

Rechnungen in andere Sprachen übersetzen

Um allgemeine Textbeschriftungen in der Rechnung anzuzeigen, wird eine Reihe spezieller Variablen wie z. B. Bestellung, Käufer, Vielen Dank für Ihre Bestellung! usw. verwendet. Hier ist die Liste der Variablen aus der Rechnungsvorlage und der tatsächliche Text, der anstelle dieser Variablen in Rechnungen erscheint:

Variable — Textbezeichnung

${textLabels.order} — Bestellung
${textLabels.orderComments} — Kommentare zur Bestellung
${textLabels.sku} — SKU
${textLabels.footerMessage} — Vielen Dank für Ihre Bestellung!
${textLabels.customerService} — Kundendienst
${textLabels.phone} — Telefon
${textLabels.shippingMethod} — Versandart
${textLabels.paymentMethod} — Zahlungsart
${textLabels.discountCoupon} — Rabattgutschein
${textLabels.items} — Artikel
${textLabels.shipping} — Versand
${textLabels.total} — Gesamtbetrag
${textLabels.shipTo} — Wird geliefert an
${textLabels.buyer} — Käufer
${textLabels.pickupMethod} — Abholmethode
${textLabels.taxId} — Steuernummer
${textLabels.taxFreeBusiness} — Steuerbefreiter Kunde

Diese Variablen werden automatisch in Ihre Kundensprache übersetzt, wenn Sie Ihren Shop in dieser Sprache anbieten und wenn eine Übersetzung eines Textlabels in Ecwid existiert. Andernfalls erscheint das Label in englischer Sprache.

Wenn Ecwid noch keine Übersetzung der Rechnungslabels in eine von Ihnen benötigte Sprache hat, können Sie die entsprechenden Variablen in der Rechnungsvorlage als Übergangslösung durch Ihren bevorzugten Text ersetzen. Dieser Text erscheint jedoch auf Rechnungen für alle Kunden, unabhängig von ihrer Browsersprache.

Um z. B. der Rechnung eine Übersetzung der „Danke“-Nachricht hinzuzufügen, können Sie die Variable ${textLabels.footerMessage} in der Rechnungsvorlage finden und durch Ihre Übersetzung ersetzen:

Was den restlichen Inhalt der Rechnung betrifft, so wird dieser aus den Bestelldetails abgerufen – Übersetzen Sie Ihren Katalog in die gewünschten Sprachen, damit die Informationen über die Produkte in dieser Sprache auch in der Kundenrechnung erscheinen. Hier ist ein Beispiel, wie die Kundin Petra, die Deutsch als Hauptbrowsersprache verwendet, in einem solchen Fall die Rechnung für ihre Bestellung sieht:

FAQ

Kann ich ein Drittsystem zur Erstellung von Rechnungen verwenden?

Ja. Der Ecwid App-Markt bietet mehrere Tools, die Ihnen bei der Anpassung von Rechnungen helfen:

• PrintFantastic: Print Great Looking Invoices bietet vorgefertigte Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten für Rechnungen, Lieferscheine und Versandetiketten. Sie können Rechnungen in großen Mengen drucken, per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen.
• Printout Designer: Create Invoices, Packing Slips and Labels hilft bei der Erstellung von gut aussehenden Rechnungen, Verkaufsbelegen, Geschenkquittungen und Packlisten. Während das Layout der einzelnen Ausdrucke statisch ist, können Sie Beschriftungen und Nachrichten mit unterschiedlichen Sprachvorgaben bearbeiten und nicht benötigte Elemente aus den Vorlagen entfernen.

Gibt es eine Möglichkeit, den oberen Rand zu kürzen?

Sie können die Ränder ganz einfach im Druck-Popup ändern: Starten Sie den Druck Ihrer Rechnung und wählen Sie in den Druckeinstellungen die Option „Minimaler Rand“. Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf Drucken. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Einstellungen beim Drucken im Google Chrome-Browser aussehen: