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Modification et impression des factures (commandes à imprimer)

Cet article traite des factures normales, c'est-à-dire des commandes imprimables. Si votre pays exige une facturation spéciale, vous pouvez également utiliser des factures fiscales.

Vous et vos clients pouvez imprimer une facture pour chaque commande. Une facture est un résumé des détails de la commande qui confirme que la commande a bien été placée. Vous pouvez conserver les factures pour vos dossiers ou les utiliser comme bordereaux d'expédition pour vous assurer que tous les produits commandés se trouvent à l'intérieur d'une boîte avant son expédition. Vous pouvez également inclure les factures imprimées dans les envois, ou les enregistrer au format PDF et les renvoyer à vos clients si nécessaire.

Vous pouvez ajouter un logo, un identifiant fiscal, un message de pied de page ou des informations commerciales supplémentaires à votre facture, si vous le souhaitez. Vous pouvez également personnaliser le modèle de facture afin qu'il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Aperçu de la facture par défaut

Ecwid utilise un modèle par défaut pour les factures, qui contient les informations suivantes : le nom et l'adresse de votre entreprise (tirés du profil de votre boutique), le nom et l'adresse de livraison de l'acheteur, le mode de paiement et le mode de livraison choisis pour sa commande, des informations sur les produits commandés et un total détaillé de la commande.

aperçu de la facture

Une facture par défaut peut différer légèrement pour les commerçants de différents pays. Pour prévisualiser une facture générée dans votre boutique, allez dans l'administration Ecwid → Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable) et cliquez sur le lien Aperçu.

Vous pouvez utiliser les options intégrées d'Ecwid pour ajouter un logo de boutique, inclure l'ID d'enregistrement fiscal de votre entreprise, fournir des détails professionnels supplémentaires ou ajouter un message de pied de page à votre facture par défaut. Si vous avez besoin d'apporter d'autres modifications, vous pouvez personnaliser le modèle de facture afin qu'il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

La facture est créée dans la langue de votre boutique (et non dans la langue de votre interface d'administration Ecwid).

Impression des factures

Vos clients peuvent consulter et imprimer les factures de leurs commandes à partir de plusieurs endroits :

  • Ils peuvent générer une facture en cliquant sur le lien Imprimer la commande dans la page Merci pour votre commande qu'ils voient après avoir passé une commande.
  • Ils peuvent imprimer la facture de n'importe quelle commande à partir de leur historique de commandes une fois connectés à leur compte client dans votre boutique.
  • Les clients peuvent également recevoir les factures en pièces jointes aux e-mails de confirmation de commande. Pour envoyer des factures avec vos confirmations de commande, allez dans votre administration Ecwid dans Paramètres → Notifications et activez le paramètre Joignez des commandes imprimables à l'e-mail de confirmation de la commande.

En tant qu'administrateur de la boutique, vous pouvez consulter les factures de n'importe quelle commande dans la section Mes ventes → Commandes. Vous pouvez ensuite l'enregistrer comme fichier PDF ou l'imprimer pour vos archives ou pour les inclure dans vos envois.

Vous pouvez retrouver rapidement une commande en scannant son code-barres présent sur une facture imprimée à l'aide de l'application Ecwid Mobile.

Si vous souhaitez imprimer plusieurs factures à la fois :

  1. Depuis votre administration Ecwid, accédez à Mes ventes → Commandes.
  2. Sélectionnez les commandes en plaçant une coche à côté d'elles.
  3. Choisissez Imprimer les éléments sélectionnés dans la liste déroulante Mise à jour de masse.

Ajout d'un logo à la facture

Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise à vos factures. La taille recommandée d'une image de logo est de 240 x 100 px.

Pour ajouter un logo au modèle de facture :

  1. À partir de l'interface d'administration d'Ecwid, accédez à Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable) ;
  2. Cliquez sur Importer le logo et choisissez le fichier image sur votre ordinateur.

Vous pouvez cliquer sur le lien Aperçu pour vérifier le résultat.

Si vous n'avez pas ajouté de logo à vos notifications par e-mail, il y apparaîtra automatiquement aussi, une fois que vous aurez ajouté le logo à la facture.

Si vous voulez téléverser une image différente, cliquez sur Modifier le logo et choisissez une autre image sur votre ordinateur (ou cliquez sur l'icône du panier pour supprimer l'image de votre modèle de facture).

Ajout de votre numéro d'immatriculation fiscale à la facture

Dans certains pays, les commerçants qui facturent certaines taxes doivent indiquer leur numéro d'immatriculation fiscale sur les factures. Par exemple : le Royaume-Uni exige le numéro de TVA, l'Italie exige le P.IVA et l'Australie exige l'ABN.

Pour préciser votre numéro d'immatriculation de contribuable :

  1. À partir de l'interface d'administration d'Ecwid, accédez à Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable).
  2. Insérez votre ID fiscal dans ce champ Identification fiscale.
  3. Enregistrez les modifications.
Si vous ajoutez un identifiant fiscal à votre facture, il sera également automatiquement ajouté à votre facture fiscale (si des factures fiscales sont disponibles dans votre pays).

Ecwid détecte automatiquement votre pays et remplit le nom de l'ID fiscal approprié (numéro de TVA, ABN, etc.). Si vous voulez un autre nom pour votre ID fiscal, cliquez sur le lien Modifier le nom et saisissez un autre nom à afficher.

Une fois ajouté, votre numéro d'immatriculation fiscale apparaîtra sur toutes les factures des clients :

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Le numéro d'inscription de contribuable figurera également dans le pied de page de toutes les notifications par e-mail envoyées à vos clients. Si vous souhaitez ajuster le placement du numéro d'identification du contribuable dans une notification envoyée par e-mail, vous pouvez modifier le modèle pour cette notification.

Fournir des informations complémentaires sur l'entreprise

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sur votre entreprise dans l'en-tête de la facture. Il peut s'agir d'informations requises par les lois de votre pays ou de toute autre information (comme des coordonnées supplémentaires ou bancaires).

Pour ajouter les détails de l'entreprise :

  1. À partir de l'administration Ecwid, accédez à Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable).
  2. Saisissez les informations dans le champ Détails de l'entreprise.
  3. Enregistrez les modifications.

Vous pouvez vérifier le résultat avec l'aperçu.

Ajouter un message dans le pied de page

Vous pouvez également ajouter un message dans le pied de page de la facture. Il peut s'agir de remarques pour les clients ou d'un message spécial de remerciements.

Pour ajouter des informations dans le pied de page d'une facture fiscale :

  1. À partir de l'administration Ecwid, accédez à Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable).
  2. Saisissez les informations dans le champ Message du pied de page.
  3. Enregistrez les modifications.

Le texte apparaîtra sous le code-barres de votre facture. Vous pouvez vérifier le résultat avec l'aperçu.

Modification du modèle de facture

Si vous souhaitez modifier votre facture, vous pouvez modifier le modèle afin de lui donner l'apparence que vous voulez.

Le modèle de facture peut être modifié avec les forfaits Business et Unlimited.

Modèle de facture d'Ecwid contient :

  • Des Variables pour faire référence à la boutique ou aux informations sur l'acheteur (les modèles de facture utilisent la même collection de variables que nos notifications par e-mail).
  • Des balises Freemarker pour remplacer les variables par des valeurs réelles et pour leur rendu conditionnel.
  • Du CSS et HTML pour définir la structure et l'apparence de la facture.

Vous pouvez ajouter des balises HTML standard et des expressions ordinaires spéciales pour transférer les détails de la commande vers la facture. Vous pouvez inclure ou supprimer les variables dans ces expressions, modifier leur position ou établir une facture personnalisée qui répondra précisément à vos besoins.

Pour personnaliser la facture :

  1. À partir de l'administration Ecwid, accédez à Paramètres → Commande à imprimer (ou Paramètres → Confirmation de commande imprimable).
  2. Cliquez sur Modifier le modèle.
  3. Apportez les modifications souhaitées au modèle.
  4. Avant d'enregistrer les modifications, cliquez sur le lien Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera la facture.
  5. Si vous n'aimez pas le résultat, cliquez sur Revenir au modèle par défaut en bas du modèle pour restaurer le modèle de facture par défaut.
Si vous apportez des modifications à un modèle que vous avez précédemment personnalisé et enregistré, l'option « Revenir au modèle par défaut » ne fonctionnera pas. Pour sauvegarder votre nouveau modèle, copiez le modèle de facture et enregistrez-le sous forme de fichier texte sur votre ordinateur. Si un problème survient, vous pouvez coller le code du fichier dans le modèle.
  1. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez besoin d'aide pour modifier le modèle de facture, l'équipe de développement d'Ecwid Custom peut en créer un personnalisé pour votre boutique. Envoyez-leur une demande pour recevoir un devis.

Voici quelques exemples de petites personnalisations de factures :

Exemple : ajout de texte au pied de page de la facture

Si vous souhaitez ajouter un message à la facture, vous pouvez l'annexer au texte « Merci pour votre commande ». Par exemple :

Ajouter du texte à la facture

Pour cela, ouvrez le modèle de facture pour le modifier, faites-le défiler jusqu'en bas et ajoutez votre message en texte brut après la variable ${textLabels.footerMessage} dans le bloc du pied de page de la facture :

Modèle de facture

Vous pouvez également modifier le message de pied de page par défaut, qui est « Merci pour votre commande ! », et le remplacer par votre propre texte en remplaçant la variable ${textLabels.footerMessage} par le libellé souhaité dans le modèle.

Exemple : suppression du code-barres de la facture

Pour supprimer le code-barres de la commande de vos factures, supprimez ces lignes en bas de votre modèle de facture :

Code-barres dans la facture

Traduire les factures dans d'autres langues

Un certain nombre de variables spéciales sont utilisées pour afficher des étiquettes de texte général dans la facture, comme Commande, Acheteur, Merci pour votre commande !, etc. Voici la liste des variables du modèle de facture et le texte réel qui apparaît à la place de ces variables dans les factures (version anglaise) :

Variable - Étiquette de texte

${textLabels.order} - Commande
${textLabels.orderComments} - Commentaires sur la commande
${textLabels.sku} - UGS
${textLabels.footerMessage} - Merci pour votre commande !
${textLabels.customerService} - Service à la clientèle
${textLabels.phone} - Téléphone
${textLabels.shippingMethod} - Mode de livraison
${textLabels.paymentMethod} - Mode de paiement
${textLabels.discountCoupon} - Coupon de réduction
${textLabels.items} - Articles
${textLabels.shipping} - Livraison
${textLabels.total} - Total
${textLabels.shipTo} - Livrer à
${textLabels.buyer} - Acheteur
${textLabels.pickupMethod} - Mode de retrait
${textLabels.taxId} - Identifiant fiscal
${textLabels.taxFreeBusiness} - Client exonéré de taxe

Ces variables sont automatiquement traduites dans la langue de votre client si vous proposez votre boutique dans cette langue et si une traduction d'une étiquette de texte existe dans Ecwid. Autrement, l'étiquette apparaît en anglais.

Si Ecwid ne dispose pas encore de traductions d'étiquettes de facture dans une langue dont vous avez besoin, vous pouvez remplacer les variables correspondantes dans le modèle de facture par votre texte préféré comme solution temporaire. Ce texte apparaîtra toutefois sur les factures pour tous les clients, quelle que soit la langue de leur navigateur.

Par exemple, pour ajouter une traduction du message « Merci pour votre commande ! » dans la facture, vous pouvez trouver la variable ${textLabels.footerMessage} dans le modèle de facture et la remplacer par votre traduction :

Traduire la facture

En ce qui concerne le contenu restant de la facture, il est récupéré dans les détails de la commande - traduisez votre catalogue dans les langues désirées, afin que les informations relatives aux produits apparaissent dans cette langue sur la facture du client. Voici un exemple de la façon dont un client Petra qui utilise l'allemand comme langue principale de son navigateur voit la facture de sa commande :

Facture traduite

Si vous remarquez une traduction incorrecte, veuillez nous le faire savoir afin de nous permettre de la corriger.

FAQ

Puis-je utiliser un système tiers pour créer des factures ?

Oui. Le marché des applications d'Ecwid propose plusieurs outils pour vous aider à personnaliser vos factures :

  • PrintFantastic: Print Great Looking Invoices (Imprimez de jolies factures) fournit des modèles préconçus et des options de personnalisation pour les factures, les bordereaux d'emballage et les étiquettes de livraison. Vous pouvez imprimer des factures de façon groupée, les envoyer par e-mail ou les télécharger au format PDF.
  • Printout Designer: Create Invoices, Packing Slips and Labels (Créez des factures, des bordereaux d'emballage et des étiquettes) permet de créer des factures de grande qualité, des reçus de vente, des reçus de cadeaux et des listes d'emballage. Bien que la mise en page de chaque impression soit statique, vous pouvez modifier les légendes et les messages avec des langues par défaut différentes et supprimer les éléments inutiles des modèles.

Y a-t-il un moyen de raccourcir la marge supérieure ?

Vous pouvez facilement modifier les marges dans la fenêtre d'impression : commencez à imprimer votre facture et sélectionnez l'option de marge minimale dans les paramètres d'impression, si l'aperçu vous satisfait, cliquez sur Imprimer. Voici un exemple de ce à quoi ressemblent ces paramètres lors de l'impression via le navigateur Google Chrome :

Marges de la facture

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