Afdrukbare bestellingen bewerken

U en uw klanten kunnen voor elke bestelling een factuur afdrukken. Een factuur is een overzicht van de bestelgegevens waarmee wordt bevestigd dat de bestelling is geplaatst. U kunt de facturen bewaren voor uw administratie of ze als pakbonnen gebruiken zodat u weet dat alle bestelde producten in de doos zitten voordat ze worden verzonden. U kunt de geprinte facturen ook in de verzendingen stoppen of opslaan als PDF en indien nodig opnieuw naar uw klanten versturen.

U kunt desgewenst een logo, btw-nummer, voettekst of aanvullende bedrijfsgegevens op de factuur zetten of een aangepaste factuurbestandsnaam instellen. Daarnaast kunt u ook het factuursjabloon aanpassen zodat het aan uw specifieke zakelijke behoeften voldoet.

Het standaard factuursjabloon

Ecwid gebruikt een standaardsjabloon voor de factuur. Dit is zo opgezet dat het universeel is en geschikt voor elk bedrijf. Het sjabloon bevat de volgende gegevens: uw bedrijfsnaam en adres (afkomstig van uw winkelprofiel), de naam en het verzendadres van de koper, de gekozen betaal- en verzendmethode voor de bestelling, informatie over de bestelde producten en een per artikel uitgesplitst totaalbedrag.

Een standaardfactuur kan enigszins verschillen voor winkeliers uit verschillende landen. Om een voorbeeld van een in uw winkel gegenereerde factuur te bekijken, gaat u naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.

U kunt Ecwid's ingebouwde opties gebruiken om een winkellogo toe te voegen, het btw-nummer van uw bedrijf te vermelden, extra bedrijfsgegevens op te geven of een voettekst toe te voegen aan uw standaard factuur. Als u nog meer dingen wilt wijzigen, kunt u ook het factuursjabloon aanpassen zodat het aan uw specifieke zakelijke behoeften voldoet.

De factuur is opgesteld in de taal van uw winkel (en niet in de taal van de Ecwid-beheerder).

Facturen afdrukken

Uw klanten kunnen op verschillende plekken facturen van hun bestellingen bekijken en afdrukken:

• Ze kunnen een factuur genereren door te klikken op de link Bestelling afdrukken op de pagina "Bedankt voor uw bestelling" die ze zien nadat ze een bestelling hebben geplaatst.
• Ze kunnen een factuur voor een bestelling afdrukken in de bestelgeschiedenis nadat ze in de winkel hebben ingelogd op hun klantaccount.
• Klanten kunnen de facturen ook ontvangen als bijlagen bij de e-mail waarin de bestelling wordt bevestigd. Als u facturen wilt meesturen met de bestellingsbevestigingen, gaat u naar Instellingen → Meldingen en schakelt u de instelling Afdrukbare bestellingen aan Orderbevestigingse-mail toevoegen in.

Als beheerder van de winkel kunt u de facturen voor alle bestellingen bekijken in Verkopen → Bestellingen. U kunt ze opslaan als PDF-bestanden of de facturen afdrukken voor uw administratie of om ze bij de verzending te voegen.

Als u meerdere facturen tegelijk wilt printen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Selecteer de bestellingen door er een vinkje naast te zetten.
3. Kies Geselecteerde afdrukken in het keuzemenu Massaal bijwerken:
   

   

Logo toevoegen aan de factuur

U kunt het logo van uw bedrijf op de facturen zetten. Daarmee maakt u uw facturen persoonlijker en het kan een onderdeel zijn van het neerzetten van uw merk. De aanbevolen grootte van een logo-afbeelding is 240 x 100 px.

Een logo toevoegen aan het factuursjabloon:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Klik op Logo uploaden en kies het afbeeldingsbestand op uw computer.

De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Op de factuur komt het logo linksboven in de hoek te staan. U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Als u een andere afbeelding wilt uploaden, klik dan op Logo wijzigen en kies een andere afbeelding op uw computer. Om de afbeelding uit het sjabloon van de factuur te verwijderen, klikt u op het winkelmandje in het gedeelte Logo.

Btw-nummer toevoegen aan de factuur

In sommige landen moeten handelaren die belastingen heffen op facturen hun btw-nummer vermelden. In het Verenigd Koninkrijk is bijvoorbeeld VAT Reg No verplicht, in Italië P.IVA en in Australië ABN.

Btw-nummer toevoegen aan het factuursjabloon:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Voer het btw-nummer in het veld RSIN in.
3. Sla de wijzigingen op.

Ecwid detecteert automatisch uw land en stelt het juiste btw-nummer in (VAT Reg No, ABN, enz). Als u uw btw-nummer een andere naam moet geven, klikt u op de link Naam bewerken en voert u een andere naam in.

Na het toevoegen verschijnt het btw-nummer op alle facturen in de koptekst:

Het btw-nummer wordt ook vermeld in de voettekst van alle e-mailmeldingen die naar uw klanten worden verstuurd. Als u in een e-mailmelding het btw-nummer op een andere plaats wilt zetten, kunt u dit aanpassen in het sjabloon voor die melding.

Aanvullende bedrijfsinformatie geven

U kunt extra informatie over uw bedrijf in de koptekst van de factuur zetten. Dit kan informatie zijn die in uw land wettelijk verplicht is of andere informatie (bijv. bankgegevens of extra contactpersonen).

Informatie toevoegen in de koptekst van de factuur:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Vul de informatie in in het veld Bedrijfsgegevens.
3. Sla de wijzigingen op.

U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Een bericht in de voettekst toevoegen

U kunt ook een bericht in de voettekst van de factuur toevoegen. Dit kunnen opmerkingen voor klanten zijn of een speciaal bericht met "Bedankt".

Informatie toevoegen in de voettekst van de factuur:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Vul de informatie in in het veld Bericht in voettekst.
3. Sla de wijzigingen op.

De tekst verschijnt onder de streepjescode in uw factuur. U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Bestanden van facturen een aangepaste naam geven

U kunt een aangepaste opmaak instellen voor de naam van facturen die als PDF in uw winkel worden gegenereerd. Bijvoorbeeld als de standaard bestandsnaam niet aansluit bij uw workflow of als u gegevens wilt toevoegen, zoals de naam van uw winkel.

Een aangepaste naam voor het bestand van de factuur instellen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Scroll omlaag naar Aangepaste bestandsnaam factuur en klik op Bestandsnaam aanpassen.
3. Breng de wijzigingen aan in het veld Bestandsnaam. U kunt hiervoor variabelen van Ecwid gebruiken.
4. Klik op Opslaan.

Dat is alles. De namen van alle nieuwe PDF-bestanden die voor facturen in uw winkel worden gegenereerd, hebben nu de opmaak die u heeft ingesteld.

Sjabloon van factuur bewerken

Geavanceerde gebruikers kunnen het sjabloon van de factuur voor hun winkel bewerken.

Het factuursjabloon in Ecwid bevat:

• Variabelen (in het Engels) die betrekking hebben op de gegevens van de winkel of de koper (in het sjabloon voor btw-facturen wordt dezelfde verzameling variabelen gebruikt als in onze e-mailmeldingen).
• Freemarker-tags om variabelen te vervangen door werkelijke waarden of alleen onder bepaalde voorwaarden weer te geven.
• CSS en HTML om de structuur en het uiterlijk van de factuur te definiëren.

U kunt standaard HTML-tags en speciale reguliere expressies toevoegen om de bestellingsgegevens naar de btw-factuur te kopiëren. In deze expressies kunt u de variabelen gebruiken of verwijderen en van plaats wijzigen. U kunt ook een factuur op maat maken die helemaal voldoet aan uw wensen.

De factuur aanpassen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Afdrukbare bestelling.
2. Klik op Sjabloon bewerken..
3. Breng de gewenste wijzigingen aan in het sjabloon.
4. Voordat u de wijzigingen opslaat, klikt u op de link Voorbeeld bovenaan om te zien hoe de factuur eruitziet.
5. Als het resultaat u niet bevalt, klikt u onder in het sjabloon op de link Terug naar standaardinstellingen om het standaard factuursjabloon terug te zetten.
   
   Als u wijzigingen aanbrengt in een sjabloon dat u eerder heeft aangepast en opgeslagen, werkt de optie "Terug naar standaardinstellingen" niet omdat het oorspronkelijke standaardsjabloon wordt teruggezet. U kunt een back-up van uw sjabloon maken door het factuursjabloon te kopiëren en als tekstbestand op te slaan op uw computer. Als er iets fout gaat, kunt u de code uit het bestand opnieuw in het sjabloon plakken.
6. Klik op Opslaan als u tevreden bent met het resultaat.

Hier zijn een paar voorbeelden van kleine aanpassingen aan facturen:

Voorbeeld 1. Tekst toevoegen in de voettekst van de factuur

Als u bij de factuur een bericht wilt toevoegen, kunt u dit doen bij de tekst "Bedankt voor uw bestelling!". Bijvoorbeeld:

Open hiervoor het factuursjabloon voor bewerking, scrol naar beneden en voeg uw bericht als platte tekst toe na de variabele ${textLabels.footerMessage} in het blok Voettekst factuur:

U kunt ook het standaardbericht in de voettekst ("Bedankt voor uw bestelling!) veranderen in uw eigen tekst door in het sjabloon de variabele ${textLabels.footerMessage} te vervangen door de gewenste formulering.

Voorbeeld 2. Streepjescode verwijderen uit factuur

U kunt de streepjescode van de bestelling uit uw facturen verwijderen door de volgende regels onderin het sjabloon van de factuur te wissen:

Facturen naar andere talen vertalen

Er worden aantal speciale variabelen gebruikt om algemene tekstlabels in de factuur weer te geven, zoals Bestelling, Koper, Bedankt voor uw bestelling, enz. Hieronder staat de lijst van variabelen uit het factuursjabloon met de feitelijke tekst die op de plaats van deze variabelen op de factuur wordt weergegeven (Engelse versie):

Variabele — Tekstlabel

${textLabels.order} — Bestelling
${textLabels.orderComments} — Opmerkingen bij bestelling
${textLabels.sku} — Artikelnummer
${textLabels.footerMessage} — Bedankt voor uw bestelling!
${textLabels.customerService} — Klantenservice
${textLabels.phone} — Telefoon
${textLabels.shippingMethod} — Verzendmethode
${textLabels.paymentMethod} — Betaalmethode
${textLabels.discountCoupon} — Kortingsbon
${textLabels.items} — Artikelen
${textLabels.shipping} — Verzending
${textLabels.total} — Totaal
${textLabels.shipTo} — Verzenden naar
${textLabels.buyer} — Koper
${textLabels.pickupMethod} — Ophaalmethode
${textLabels.taxId} — Btw-nummer
${textLabels.taxFreeBusiness} — Klant met belastingvrijstelling

Deze variabelen worden automatisch vertaald naar de taal van uw klant als u uw winkel in die taal aanbiedt en als de vertaling van het tekstlabel in Ecwid bestaat. Anders verschijnt het label in het Engels.

Als in Ecwid nog geen vertaling van de factuurlabels staat in de taal die u nodig heeft, kunt u als tijdelijke oplossing de corresponderende variabelen in het factuursjabloon vervangen door uw eigen tekst. Deze tekst verschijnt dan op alle facturen aan klanten, ongeacht de taal van hun browser.

Als u bijvoorbeeld het bericht "Bedankt voor uw bestelling! in de factuur wilt vertalen, zoekt u de variabele ${textLabels.footerMessage} in het factuursjabloon en vervangt die door uw vertaling:

De overige inhoud van uw factuur wordt opgehaald uit de bestelgegevens. U kunt uw catalogus naar de gewenste talen vertalen, zodat de informatie over producten ook in die taal op de factuur verschijnt.

Veelgestelde vragen

Kan ik een systeem van derden gebruiken om facturen te maken?

Ja. In de Ecwid-appmarkt vindt u verschillende tools om u te helpen facturen aan te passen:

• PrintFantastic: Print Great Looking Invoices heeft kant-en-klare sjablonen en aanpassingsmogelijkheden voor facturen, pakbonnen en verzendlabels. U kunt facturen in batch afdrukken, ze e-mailen of downloaden als een PDF.
• Met Printout Designer: Create Invoices, Packing Slips and Labels kunt u mooie facturen, ontvangstbewijzen, cadeaubonnen en verpakkingslijsten maken. De lay-out van elke afdruk is statisch, maar u kunt de bijschriften en berichten aanpassen met verschillende standaardwaarden voor talen en onnodige onderdelen uit de sjablonen verwijderen.

Is er een manier om de bovenmarge kleiner te maken?

In het printvoorbeeld kunt u gemakkelijk de marges wijzigen: geef een printopdracht en selecteer vervolgens de optie voor de kleinste marges in de printinstellingen. Als u tevreden bent met het voorbeeld, klikt u op Afdrukken. Hier is een voorbeeld van hoe deze instellingen eruitzien bij het printen in Google Chrome: