Btw-facturen aanmaken

Btw-facturen zijn financiële documenten voor de bestellingen in uw winkel. U kunt ze gebruiken in uw interne boekhouding, aan de lokale belastingdienst verstrekken of ze naar uw klanten sturen. In de EU en in landen als Australië, Nieuw-Zeeland en India is het wettelijk verplicht om in facturen btw te berekenen. In andere landen mag het op vrijwillige basis gedaan worden.

In Ecwid kunt u de ingebouwde functie gebruiken om automatisch of handmatig btw-facturen te genereren en naar uw klanten te sturen. Als u btw-facturen heeft ingeschakeld, kunt u deze daarna configureren en het sjabloon aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Het is mogelijk om afzonderlijke btw-facturen af te drukken of te downloaden. U kunt ook alle facturen van een bepaalde periode in bulk downloaden.

Btw-facturen inschakelen

U kunt btw-facturen inschakelen als u gebruik wilt maken van de ingebouwde Ecwid-functie voor de facturen in uw winkel. Deze facturen hebben een unieke nummer en voldoen aan de wettelijke voorschriften.

Btw-facturen inschakelen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen.
2. Scroll naar beneden naar het gedeelte Btw-facturen en klik erop:
   

   

3. Klik op de geopende pagina op Btw-facturen inschakelen.
4. Pas naar wens de facturen aan in het gedeelte Instellingen.

U kunt instellen hoe en wanneer uw facturen worden gegenereerd en verzonden. U kunt ook het standaard btw-factuursjabloon en de in uw winkel gebruikte btw-factuurnummers aanpassen.

Nadat u btw-facturen heeft ingeschakeld voor uw Ecwid-winkel, wordt op de pagina van de bestelling (in Verkopen → Bestellingen) een speciale sectie Btw-facturen weergegeven.

Houd er rekening mee dat het inschakelen van btw-facturen niet betekent dat de gegevens automatisch naar de belastingdienst van uw land (of een vergelijkbare autoriteit) worden gestuurd. Daar moet u zelf voor zorgen. Lees verder voor meer informatie over hoe btw-facturering werkt in Ecwid.

Btw-facturen uitschakelen

Als u besluit om een systeem buiten Ecwid te gebruiken om uw btw-facturen te beheren of als u voor uw bedrijf geen btw-facturen nodig heeft, kunt u de facturen uitschakelen voor uw winkel.

Btw-facturen uitschakelen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen.
2. Scroll naar beneden naar het gedeelte Btw-facturen en klik erop.
3. Zoek op de geopende pagina Btw-facturen uitschakelen en klik erop:
   

   

Nadat u dit heeft gedaan, ziet u de lijst met instellingen voor btw-facturen niet meer. De sectie Btw-facturen wordt niet meer weergegeven op de pagina van uw bestelling in Verkopen → Bestellingen.

Btw-facturen aanmaken voor bestellingen

Er zijn twee soorten btw-facturen in Ecwid: reguliere facturen voor uw verkopen en annuleringsfacturen om een terugbetaling voor de bestelling te doen. Standaard worden de reguliere facturen automatisch gegenereerd en naar uw klanten verzonden wanneer de bestelling is geplaatst. Annuleringsfacturen worden alleen handmatig aangemaakt en verzonden.

Ongeacht de instellingen kunnen beide soorten facturen altijd handmatig worden aangemaakt in de Ecwid-beheerder.

Btw-factuur aanmaken voor een bestelling:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling.
3. Klik in de sectie Btw-facturen op de link Btw-factuur aanmaken:
   

   

4. Kies op de geopende pagina Regulier (verkoop) of Annulering (terugbetaling) en kies of u deze factuur automatisch per e-mail naar de klant wilt versturen.

5. Klik op Btw-factuur aanmaken.

U kunt voor elke bestelling een willekeurig aantal facturen aanmaken op elk gewenst moment.

Alle facturen die voor een bepaalde bestelling zijn aangemaakt (inclusief de automatisch gegenereerde), staan in het gedeelte Facturen op de pagina van deze bestelling. U kunt de factuur afdrukken of als PDF downloaden om hem naar uw klanten te verzenden per e-mail of op een andere manier. U kunt facturen altijd verwijderen als dat nodig is.

Klanten hebben toegang tot alle bestaande btw-facturen in hun klantaccounts (door op Meer acties naast een bestelling te klikken).

Automatisch reguliere btw-facturen genereren

Reguliere btw-facturen voor uw verkopen kunnen automatisch worden gegenereerd wanneer de bestelling is geplaatst (dit is de standaardinstelling), betaald of verzonden. U kunt er ook voor kiezen om deze facturen bij uw bevestigingsbericht van de bestelling toe te voegen.

Automatisch genereren van reguliere btw-facturen instellen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen.
2. Scroll omlaag naar Instellingen.
3. Klik op het gedeelte Btw-factuur automatisch genereren.
4. Selecteer in het geopende menu de gewenste optie: Automatisch genereren bij plaatsing van de bestelling, Automatisch genereren bij betaling van de bestelling of Automatisch genereren bij verzending van de bestelling:
   

   

5. (optioneel) Schakel de optie Btw-facturen bij bestelbevestigingsmail voegen in zodat de gegenereerde facturen automatisch naar uw klanten worden verzonden.
6. Klik op Opslaan.

Dat is alles!

Nu worden alle reguliere btw-facturen voor de bestellingen in uw winkel automatisch gegenereerd. Als u ervoor heeft gekozen de btw-facturen bij de bestelbevestigingsmails te voegen, worden de facturen automatisch naar uw klanten verzonden. Als u ervoor heeft gekozen btw-facturen niet bij de bestelbevestigingsmails te voegen, moet u de facturen zelf naar uw klanten verzenden, of kunnen klanten facturen downloaden in hun accounts.

Nadat de btw-factuur voor de bestelling is gegenereerd, ziet u deze in het gedeelte Btw-facturen op de pagina van deze specifieke bestelling in Verkopen → Bestellingen.

Handmatig reguliere btw-facturen aanmaken

U kunt het automatisch genereren van reguliere btw-facturen uitschakelen en de facturen voor bestellingen in uw winkel alleen handmatig aanmaken.

Handmatig aanmaken van reguliere btw-facturen inschakelen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen.
2. Scroll omlaag naar Instellingen.
3. Klik op het gedeelte Btw-factuur automatisch genereren.
4. Selecteer in het geopende menu Ik maak handmatig btw-facturen aan:
   

   

5. Klik op Opslaan.

Dat is alles!

Nu worden btw-facturen in uw winkel alleen handmatig aangemaakt. U kunt reguliere btw-facturen aanmaken voor de bestaande bestellingen op de pagina's van de afzonderlijke bestellingen in de Ecwid-beheerder.

Annnuleringsfacturen aanmaken

Eenmaal aangemaakte reguliere btw-facturen kunnen niet verder worden bewerkt. Als u een terugbetaling wilt doen voor een bestelling, moet u handmatig een speciale annuleringsfactuur terugbetalingsfactuur) afgeven. Het verschil tussen annulerings- en reguliere btw-facturen is de negatieve totalen en subtotalen. Houd er rekening mee dat annuleringsfacturen hun eigen unieke nummer hebben dat niet overeenkomt met het nummer van de reguliere btw-factuur voor de bestelling.

Een annnuleringsfactuur aanmaken:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling waarvoor u een terugbetaling wilt doen.
3. Klik in de sectie Btw-facturen op Nog een btw-factuur aanmaken.
4. Kies op de geopende pagina Annulering (terugbetaling) en kies of u deze factuur automatisch per e-mail naar de klant wilt versturen:
   

   

5. Klik op Factuur voor annulering aanmaken.

Wanneer de factuur is gegenereerd, ziet u deze in het gedeelte Btw-facturen op de pagina van deze bestelling. U kunt de factuur afdrukken of als PDF downloaden om hem naar uw klanten te verzenden per e-mail of indien nodig op een andere manier. De annuleringsfacturen kunnen ook worden gedownload in het account van de klant.

Correctiefacturen afgeven

Als er een fout staat in uw btw-factuur of als deze moet worden bijgewerkt, kunt u een speciale correctiefactuur aanmaken. Correctiefacturen worden handmatig afgegeven, buiten de Ecwid-beheerder. U kunt hiervoor een extern systeem gebruiken of een factuur aanmaken op basis van ons sjabloon (vul het in volgens uw standaard factuursjabloon en breng de nodige wijzigingen aan).

Btw-facturen naar uw klanten sturen

Als u ervoor kiest automatisch gegenereerde btw-facturen bij te voegen bij de bestelbevestigingsmails, worden de reguliere btw-facturen automatisch naar uw klanten verzonden.

Als u ervoor kiest de automatisch gegenereerde btw-facturen niet bij te voegen bij de bevestigingse-mails, moet u zelf de facturen naar de klanten sturen. Alle belastingfacturen die al voor een bestelling zijn aangemaakt, zijn toegankelijk op de pagina van deze bestelling in de winkelbeheerder, vanwaaruit u ze gemakkelijk kunt e-mailen.

Facturen voor een bestelling e-mailen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling.
3. Klik in de sectie Btw-facturen bij de betreffende factuur op Btw-factuur e-mailen:
   

   

U kunt uw btw-facturen ook afdrukken of downloaden als PDF en ze per e-mail of op een andere geschikte manier naar uw klanten sturen.

Optioneel hebben klanten toegang tot alle bestaande btw-facturen in hun klantaccounts (door op Meer acties naast een bestelling te klikken).

Indien nodig kunt u ook alle facturen van een bepaalde periode in bulk downloaden.

Taal voor afdrukken van btw-facturen‍ kiezen

Als u een meertalige winkel heeft, worden de btw-facturen gegenereerd en verzonden in de taal van de browser van de klant op het moment dat de bestelling wordt geplaatst. Standaard wordt deze taal ook gebruikt als u in de Ecwid-beheerder facturen afdrukt of downloadt voor interne doeleinden.

U kunt kiezen in welke taal de facturen worden afgedrukt of gedownload vanuit de winkelbeheerder. Bijvoorbeeld als u bij de belastingdienst de facturen in een bepaalde taal moet indienen.

Een taal voor het afdrukken van btw-facturen‍ kiezen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud van belastingfactuur.
2. Scroll omlaag naar Taal voor afdrukken van btw-facturen en klik op Taal wijzigen.
3. Kies een winkeltaal of de optie Zelfde als taal van de klant uit de vervolgkeuzelijst.
4. Klik op Opslaan.

Dat is alles. Alle btw-facturen worden nu afgedrukt of gedownload vanuit de winkelbeheerder in de gekozen taal. De wijziging heeft geen invloed op de taal van de facturen die uw klanten ontvangen.

Btw-facturen downloaden in bulk

U kunt een archief opvragen met alle btw-facturen voor een bepaalde periode in uw winkel (bijvoorbeeld om ze aan de belastingdienst te verstrekken wanneer het tijd is om aangifte te doen in uw land).

Facturen voor bulkdownload opvragen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en Facturen → Btw-facturen (of Verkopen → Bestellingen).
2. (voor meertalige winkels) Kiezen in welke taal u facturen wilt downloaden.
3. Scroll naar het gedeelte Alle btw-facturen tegelijk ontvangen onderaan de pagina en klik erop.
4. Stel de periode in waarvoor u btw-facturen wilt downloaden:
   

   

5. Klik op Btw-facturen ontvangen.

Vervolgens ontvangt u een bericht op het e-mailadres dat u gebruikt voor beheermeldingen. Dit bericht bevat het archief met btw-facturen dat kan worden gedownload in .zip-indeling (de facturen zelf zijn in PDF-indeling). De link is 48 uur geldig.

Btw-facturen verwijderen

Als u per ongeluk een btw-factuur heeft aangemaakt voor een bestelling, kunt u deze verwijderen.

Een btw-factuur verwijderen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling waarvoor u een factuur wilt verwijderen.
3. Klik op “...” in het gedeelte Btw-facturen en daarna op Verwijderen:
   

   

4. Klik in de geopende pop-up op Ja.

De btw-factuur wordt permanent verwijderd. U kunt een nieuwe aanmaken ter vervanging als dat nodig is.

Als u een bestelling verwijdert in Verkopen → Bestellingen, worden ook alle btw-facturen verwijderd.

Nummer van een btw-factuur aanpassen

U kunt de nummers van uw btw-facturen wijzigen om ze aan te passen aan uw bedrijfsproces en de wetgeving van uw land (bijvoorbeeld door een speciale code toe te voegen als voorvoegsel). Ook als u een onjuiste factuur heeft verwijderd of facturen heeft aangemaakt buiten Ecwid, kan het nodig zijn het nummer van een toekomstige btw-factuur te wijzigen.

De nummers van btw-facturen van uw winkel zijn niet gekoppeld aan bestelnummers en zijn opeenvolgende, oplopende nummers. Elk volgende nummer van een btw-factuur volgt dus direct op het vorige. Standaard begint de nummering met "1", maar u kunt de nummers van uw btw-facturen personaliseren en het toekomstige factuurnummer instellen op elk positief geheel getal.

Btw-facturen kunnen een voor- of achtervoegsel bij het numerieke deel hebben. U kunt ook het minimale aantal cijfers voor uw factuurnummers instellen (er worden voorloopnullen toegevoegd als het daadwerkelijke nummer korter is).

Toekomstig factuurnummer instellen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen.
2. Scroll omlaag naar Instellingen.
3. Klik in het gedeelte Toekomstig btw-factuurnummer op Nummer bewerken → Nummerformaat bewerken.
4. Voer in het geopende menu zo nodig het voorvoegsel en achtervoegsel in en geef het btw-factuurnummer op bij Teller (dit is het nummer van de volgende factuur die moet worden aangemaakt voor uw winkel) en het minimale aantal cijfers voor uw factuurnummers.
5. Klik op Opslaan.

De wijzigingen gelden alleen voor toekomstige btw-facturen. De nummers van de reeds uitgegeven facturen blijven hetzelfde.

Voorbeeld: stel u heeft per ongeluk factuurnummer 123 aangemaakt. Zelfs als u de factuur (en de bestelling) direct verwijdert, heeft de volgende factuur van uw winkel nr. 124. Om de volgorde van factuurnummers te laten doorlopen, voert u bij het gedeelte Teller "123" in. De volgende factuur die voor uw winkel wordt aangemaakt heeft dan nr. 123.

U kunt de teller ook opnieuw instellen. Bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw boekjaar of als u de nummering om andere zakelijke redenen moet wijzigen. Als u het factuurnummer opnieuw instelt, begint het volgende factuurnummer met "1". 

Teller btw-factuurnummers opnieuw instellen:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen.
2. Scroll omlaag naar Instellingen.
3. Klik in het gedeelte Toekomstig btw-factuurnummer op Nummer bewerken → Nummerformaat bewerken.
4. (optioneel) Voer voorvoegsel en achtervoegsel in (indien nodig).
5. Klik op Teller opnieuw instellen.

Voorbeeld: stel u houdt voor elk jaar de volgende nummering van facturen aan voor uw winkel: jaar - factuurnummer - winkelnaam. Aan het begin van 2023 wilt u de nummering opnieuw instellen. Uw instellingen moet er dan als volgt uitzien in het menu:

Het toekomstige btw-factuurnummer is dan "2023-0001-winkelnaam", waarbij winkelnaam de naam van uw winkel is.

Btw-facturen aanpassen

U kunt de inhoud en het sjabloon van uw btw-facturen aanpassen op de pagina Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur in de Ecwid-beheerder:

• Een bedrijfslogo uploaden om uw factuur te personaliseren
• De titel van de factuur wijzigen, bijvoorbeeld om deze aan de wet te laten voldoen
• Een btw-nummer toevoegen
• Aanvullende informatie geven over uw bedrijf (zoals bankgegevens)
• Extra informatie toevoegen aan de voettekst van de factuur
• Een aangepaste naam voor het PDF-bestand van de btw-factuur instellen
• Of nog diepgaandere wijzigingen aanbrengen in het HTML-sjabloon van de btw-factuur

Lees ons artikel over aanpassen van de inhoud van btw-facturen voor gedetailleerde instructies.