Een terugboeking verwerken in Lightspeed Payments
Nadat u Lightspeed Payments heeft ingesteld in uw Ecwid-winkel, kunt u betalingen van uw klanten accepteren. Soms kunt u te maken krijgen met een terugboeking: een gedwongen terugdraaiing van een transactie die wordt geïnitieerd door een klant. Terugboekingen kunnen voorkomen bij problemen met de kwaliteit, niet ontvangen goederen, dubbele verwerking of om een andere reden.
Wanneer u een terugboeking ontvangt, stuurt het team van Lightspeed Payments een melding met details naar het e-mailadres dat u heeft opgegeven tijdens het configureren van de betalingsverwerker. U kunt terugboekingen bekijken en beheren op de pagina Financiële diensten in de Ecwid-beheeromgeving.
U kunt de terugboeking oplossen met de klant of de terugboeking betwisten of accepteren. Als u de zaak wint, wordt het betwiste bedrag aan u terugbetaald. Als u de zaak verliest, wordt het geld terugbetaald aan de klant. Ongeacht de uitkomst moet u een vergoeding van $15 per terugboeking betalen.
Redenen voor een terugboeking
Een terugboeking is hoogstwaarschijnlijk te wijten aan een van de volgende redenen:
- Autorisatie: de betaling moest geautoriseerd worden, maar dat is niet gebeurd, of op het verzoek tot autorisatie werd gereageerd met Weigeren of Ophalen, waarna de transactie toch voltooid werd
- Consumentengeschil: terugboekingen die door de kaarthouder worden gestart vanwege een probleem met een product, dienst of winkelier (bijvoorbeeld als de verzonden goederen niet worden ontvangen).
- Fraude: frauduleuze transacties
- Verwerkingsfouten: geschillen over zaken als dubbele afschrijvingen, een onjuist bedrag en andere vergelijkbare situaties
U kunt een terugboeking betwisten met bewijs van de legitimiteit van de transactie. Bij elk van de redenen moet u mogelijk concreet bewijs aanleveren om het geschil te winnen.
Terugboekingsproces in Lightspeed Payments
Een terugboekingsproces bestaat doorgaans uit de volgende stappen:
- De klant dient een geschil over de afschrijving in bij de bank. Die bank opent vervolgens een terugboeking bij uw bank.
- Uw bank schrijft het betwiste bedrag en de niet-restitueerbare vergoeding voor de terugboeking af van uw rekening. Het betwiste bedrag wordt opzijgezet zodat het kan worden toegewezen aan degene die het geschil wint.
- Uw bank stelt het Lightspeed Payments-team op de hoogte van de terugboeking en het team stuurt u de details van de terugboeking per e-mail.
- U bepaalt wat u met de terugboeking doet:
- Oplossen met de klant. U kunt contact opnemen met de klant en proberen die ervan te overtuigen de terugboeking te annuleren.
- Een terugboeking betwisten: U kunt bewijs verzamelen om aan te tonen dat de afschrijving legitiem is en dat de terugboeking niet terecht is. Houd er rekening mee dat u het bewijs moet indienen vóór de deadline, anders verliest u het geschil automatisch.
- Een terugboeking accepteren: U kunt het betwiste bedrag terugbetalen aan uw klant.
- Het team van Lightspeed Payments stuurt de reactie en het bewijs door naar uw bank.
- Uw bank deelt de reactie en het bewijs met de bank van de klant.
- Uw bank beoordeelt het geschil over de terugboeking en al het geleverde bewijs om te bepalen of de klant of de winkelier het geschil wint. Het geld wordt toegewezen aan degene die het geschil wint.
Lightspeed Payments-terugboekingen bekijken
Zodra u een terugboeking ontvangt, wordt er een melding gestuurd naar het e-mailadres dat u heeft opgegeven tijdens het configureren van Lightspeed Payments.
U kunt ook naar de pagina Financiële diensten in de Ecwid-beheeromgeving gaan om te zien of er actieve terugboekingen zijn. U kunt de status van de geschillen controleren, zoals de deadline om te reageren, de reden voor het geschil en het totale bedrag van het geschil.
Terugboekingen bekijken en de status controleren:
- Ga in de Ecwid-beheeromgeving naar Financiële diensten.
- Schakel over naar het tabblad Geschillen.
-
Om de details van elke terugboeking te bekijken, klikt u op de naam in de kolom Deadline voor reageren:
Een terugboeking oplossen met een klant
U kunt proberen een terugboeking op te lossen door contact op te nemen met een klant.
Als de klant ermee instemt de terugboeking via zijn of haar bank te annuleren:
- Vraag de klant om een verklaring van de creditcardmaatschappij dat de terugboeking wordt ingetrokken en dat de annulering wordt bevestigd.
- Ga in de Ecwid-beheeromgeving naar Financiële diensten en schakel over naar het tabblad Geschillen.
- Dien de intentie tot intrekking in als bewijs en voeg indien mogelijk de intrekkingsverklaring bij.
Wanneer een geschil wordt ingetrokken of wordt vastgesteld dat de transactie legitiem is, wordt de terugboeking gemarkeerd als Gewonnen:
Een terugboeking betwisten met Lightspeed Payments
Om de terugboeking te betwisten, moet u bewijs voor de legitimiteit van de transactie aanleveren:
- Details van de transactie, zoals het betaalde bedrag, de wijze van invoeren, de naam van de kaarthouder of de tijd en datum van de transactie.
- Bewijs dat de betwiste transactie al is terugbetaald.
- Bewijs dat uw beleid en algemene voorwaarden aan de klant zijn meegedeeld of duidelijk op de bon van de klant staan vermeld.
Een terugboeking betwisten met Lightspeed Payments:
- Ga in de Ecwid-beheeromgeving naar Financiële diensten en schakel over naar het tabblad Geschillen.
- Zoek het geschil op en klik op de datum in de kolom Deadline voor reageren.
- Klik op Geschil betwisten.
- Leg in het vak Reden voor betwisting uit waarom u denkt dat het geschil ongeldig is.
- In de sectie Bewijs uploaden kunt u relevante documenten toevoegen ter ondersteuning.
- Nadat u alle ondersteunende documenten heeft geüpload, klikt u op Bewijs indienen.
Als uit het bewijs blijkt dat de afschrijving legitiem is, wordt de terugboeking teruggedraaid en wordt het bedrag aan u terugbetaald. U ontvangt een nieuwe e-mail met de details.
Een terugboeking accepteren met Lightspeed Payments
Een terugboeking accepteren kan soms de beste oplossing zijn, vooral als er een grond voor de terugboeking is of als de moeite om deze te betwisten niet opweegt tegen wat het oplevert.
Een terugboeking accepteren met Lightspeed Payments:
- Ga in de Ecwid-beheeromgeving naar Financiële diensten en schakel over naar het tabblad Geschillen.
- Zoek het geschil op en klik op de datum in de kolom Deadline voor reageren.
- Klik op Geschil accepteren.
Ontvangers van meldingen over het geschil aanpassen
E-mailmeldingen over geschillen worden verzonden naar het e-mailadres dat u heeft gebruikt bij uw aanvraag van Lightspeed Payments. U kunt deze instelling bijwerken om meer ontvangers toe te voegen, bijvoorbeeld het e-mailadres van uw accountant.
Bij het toevoegen van extra e-mailadressen moet u ervoor zorgen dat u ook het oorspronkelijke e-mailadres opneemt dat u heeft opgegeven bij het instellen van de betalingsverwerker. Anders wordt het uitgesloten van de meldingenlijst.
- Ga in de Ecwid-beheeromgeving naar de pagina Financiële diensten.
- Schakel over naar het tabblad Instellingen en klik op Meldingen.
-
Klik op Ontvanger voor geschil toevoegen:
- Voer het e-mailadres in. Zorg ervoor dat u het oorspronkelijke e-mailadres opneemt.
- Geef de vereiste gegevens op.
- Klik op Toevoegen.
Aanbevolen werkwijzen voor het voorkomen van terugboekingen
Lightspeed Payments heeft eigen methoden om fraude te detecteren en terugboekingen te voorkomen. Bijvoorbeeld door het factuuradres en het verzendadres van een klant te vergelijken. In geval van een verdachte klant zal Lightspeed Payments de betaling annuleren. Lightspeed zal ook namens u contact met de banken en verwerkers opnemen en u adviseren over hoe u het probleem kunt oplossen.
Om uw winkel te beschermen tegen fraude en het risico op een terugboeking, kunt u naast de beveiligingsmethoden van Lightspeed Payments nog andere technieken implementeren. Met de juiste voorzorgsmaatregelen is het mogelijk het aantal terugboekingen aanzienlijk te beperken.
Hier zijn enkele tips die u kunt gebruiken om uw Ecwid-winkel te beschermen.
Om fraude te voorkomen:
- Als u om een telefoonnummer vraagt, bel het dan om de identiteit van de klant te verifiëren
- Stuur een e-mail naar het adres dat aan de bestelling is gekoppeld om de identiteit van de klant te verifiëren
- Zoek online en op sociale media naar het e-mailadres of de naam van de klant
- Controleer of bij meerdere bestellingen verschillende factuuradressen zijn gebruikt voor hetzelfde verzendadres
- Zoek het factuuradres op in Google
- Controleer bestellingen met een hoge waarde, of als dezelfde persoon in korte tijd meerdere bestellingen plaatst
Om het risico op een terugboeking te beperken:
- Verzend fysieke producten direct nadat u de betaling heeft ontvangen
- Zorg dat klanten weten wanneer producten worden verzonden en wanneer ze geleverd moeten worden. U kunt de klant op de productpagina informeren over de leveringsdatum.
- Zorg dat klanten gemakkelijk contact met u kunnen opnemen: vermeld contactgegevens op uw site, stuur een ontvangstbewijs na betaling, enzovoort
- Zorg voor duidelijke servicevoorwaarden en juridische informatie
- Reageer snel op e-mails en controleer regelmatig directe berichten op sociale media
- Laat bij grote aankopen de levering bevestigen
- Verwerk annuleringsverzoeken snel en volledig
Gerelateerde artikelen