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Comprendre les REF

Une REF désigne une référence et constitue la base du système de gestion des stocks de votre boutique. De l’exécution des commandes aux recommandations de produits, une grande partie des opérations de votre boutique dépend de l’utilisation efficace des REF.

Compte tenu de l’importance de cet élément dans la réussite de votre boutique, nous allons analyser les REF en détail dans ce guide. À la fin de cet article, vous apprendrez :

  • Ce que sont les REF et pourquoi elles sont importantes
  • Comment les REF diffèrent des UPC, EAN et des autres codes produits
  • Comment créer vos propres REF
Vous pouvez permettre aux clients de rechercher facilement des produits par UGS en créant un filtre de produit dédié dans votre boutique Ecwid.

Qu'est-ce qu'une REF ?

Une REF est un code utilisé pour identifier des produits et leurs variantes dans l'inventaire d'un détaillant. Elle peut comprendre des lettres, des chiffres et des caractères. Si les clients peuvent voir la REF imprimée sur une facture ou sur les descriptions de produits de votre boutique, ce code sert exclusivement au suivi en interne.

Comme elles sont destinées à une utilisation interne, il n'existe pas de format normalisé pour les créer (même si certains formats sont recommandés). Vous pouvez utiliser toutes les lettres, ou vous pouvez simplement utiliser des chiffres. C'est à vous de voir.

Par exemple, tous ces formats sont des formats de REF acceptés :

  • 110075
  • NKBSMUS9W
  • GP-T-F-XL-GR

Les REF diffèrent donc d'un vendeur à l'autre. Si vous achetez le même produit auprès de deux détaillants différents, les REF seront probablement différentes.

Bien que les REF puissent être utilisées de différentes manières (nous en parlerons plus tard), le principal objectif de ce code est d'identifier rapidement les produits.

Il se peut que vous ne puissiez pas savoir si un produit est noir ou bleu en ne regardant que l'emballage. Mais ajouter un code de couleur à la REF (NR pour le noir, BL pour le bleu, par exemple) vous aidera à trouver la couleur rapidement.

Comprendre les REF

Comme les REF ne sont pas normalisées, vous pouvez ajouter ou supprimer des détails si nécessaire. Ce que vous choisissez d'inclure (ou d'exclure) dépendra des caractéristiques du produit et de ce que vous voulez suivre.

Pour mieux comprendre ce concept, voici deux exemples :

Exemple 1 :

Understanding_SKU_Formats__2_.png

Cette REF comprend 5 parties séparées par des traits d'union. Bien que celles-ci puissent ressembler à une chaîne aléatoire de chiffres et de lettres, elles ont toutes une signification :

  • NK : désigne la marque, Nike
  • BS signifie « baskeball shoes » (chaussures de basket), le type de produit
  • M pour le genre, masculin
  • US 9 pour la pointure (taille 9 américaine)
  • BL pour la couleur bleue

Si vous étiez un détaillant multimarque, il serait peut-être judicieux pour vous de suivre tous ces détails. Cela vous aiderait à comprendre quel produit, quelle marque et quelle variante se vendent le mieux.

Cependant, si votre boutique propose peu de produits et de variantes, votre REF n'a pas forcément besoin d'être si complexe.

Dans ce deuxième exemple, nous allons voir les REF d'une boutique hypothétique, « Ecwid Cookies », qui vend des cookies et des gâteaux :

Exemple 2 :

Understanding_SKU_Formats__5_.png

Décomposons cette REF :

  • EW pour le nom de la marque, Ecwid
  • COK désigne le type de produit, des cookies
  • CC désigne la variante : pépites de chocolat (Chocolate Chips en anglais)

Vous pouvez allonger cette REF à mesure que votre boutique se développe. Vous pouvez commencer à vendre des cookies dans des paquets de trois tailles : small (S), Medium (M), large (L), pour reprendre les tailles connues. Dans ce cas, vous pouvez simplement allonger la REF pour ajouter les informations sur la taille, comme ceci :

Understanding_SKU_Formats__3_.png

Notez bien que les REF ne sont destinées qu'à une utilisation interne. S'il existe certaines recommandations liées au format, vous devez en tout cas en utiliser un que vous et vos employés comprendrez sans problème.

Pourquoi utiliser des REF ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi les REF méritent qu'on y prête attention ? Pourquoi ne pas simplement utiliser des noms de produits ou des descriptions complètes ?

Bien que cette tactique puisse fonctionner pour une petite boutique, au fur et à mesure de la croissance de votre inventaire, il sera de plus en plus difficile d'identifier le bon produit.

Imaginez qu'un client veuille échanger un t-shirt rouge taille XL contre un t-shirt bleu taille L. Tout votre stock de t-shirts est conservé dans le même entrepôt. Sauf si vous ouvrez chaque carton, vous ne savez peut-être pas quel t-shirt est rouge, et lequel est bleu. Vous ne savez peut-être même pas si le t-shirt est pour les hommes ou les femmes.

À moins que vous ne soyez très prudent, vous risquez d'envoyer le mauvais produit au client, ce qui n'est jamais souhaitable pour une boutique de e-commerce !

Les REF facilitent l'identification des produits. Au lieu de chercher la bonne couleur et la bonne taille, vous pouvez simplement vous référer aux REF. Si vous avez choisi un format adapté, vous devriez pouvoir voir la taille, le sexe et la couleur directement dans la REF elle-même.

Les REF agissent finalement comme des raccourcis. Au lieu d'écrire le « T-shirt bleu homme avec une poche en taille XL », vous pouvez simplement écrire « TSP-BLE-MAS-XL » :

  • MAS : masculin
  • TSP : t-shirt avec poche
  • XL : taille XL
  • BLE : bleu

L'identification des produits n'est pas la seule raison d'utiliser les REF. Elles présentent également plusieurs autres avantages :

  • Suivi des stocks : la création de REF uniques pour chaque produit et variante vous indique combien vous en avez en stock, ce qui est en vente, et ce dont vous avez besoin pour commander plus.
  • Expédition plus rapide : que vous utilisiez un entrepôt/partenaire d'expédition, ou que vous vous en chargiez vous-même, en utilisant des REF précises, vous pouvez trouver le produit approprié pour chaque expédition. Ceci est particulièrement important si vous proposez des produits avec beaucoup de variantes et de tailles (comme des vêtements).
  • Gestion automatique des stocks : si vous utilisez des REF sous forme de code-barres, vous pouvez simplement scanner chaque article et mettre à jour sa quantité dans votre inventaire automatiquement. Ainsi, lorsqu'une commande est expédiée, scanner le code-barres réduira automatiquement la quantité en stock.
  • Meilleur service client : demander aux clients des noms ou des descriptions en cas de demande de leur part peut conduire à de mauvaises identifications. Le client a peut-être mal compris le nom, ou peut-être avez-vous plusieurs variantes partageant le même nom. En demandant plutôt la REF, vous veillez à ce que votre service client s'occupe du bon produit.
  • Meilleures recommandations de produits : pour fournir de meilleures recommandations de produits aux clients, vous devez savoir ce qu'ils ont commandé par le passé. La seule façon de le faire avec précision est d'utiliser des REF.

Même si vous êtes propriétaire d'une petite boutique, il est fortement recommandé d’utiliser des REF dès le début. Elles vous aideront à mieux suivre vos ventes et faciliteront grandement la croissance de votre entreprise.

📖 Lecture complémentaire :

🗂️ Applications Ecwid associées :

REF, UPC, EAN, ISBN : quelles différences ?

La REF n'est pas la seule chaîne d'identification que vous pouvez trouver sur une étiquette de produit. Selon le produit ou la région, l'étiquette peut également comprendre d'autres chiffres :

  • UPC (code universel du produit)
  • EAN (numéro européen)
  • ISBN (numéro international normalisé du livre)

Ces chiffres font généralement partie du code-barres. En scannant le code-barres, l'utilisateur (comme un caissier dans un magasin) obtient des informations sur le produit et son prix.

Voici comment ces codes diffèrent de la REF :

  REF UPC EAN ISBN
Utilisation Interne seulement Externe Externe Externe
Format Alphanumérique Nombres seulement Nombres seulement Nombres seulement
Longueur Indifférent 12 chiffres 12 ou 13 chiffres 10 ou 13 chiffres
Utilisation N’importe quel produit N’importe quel produit N’importe quel produit Livres et publications uniquement
Type d'utilisation Varie selon la boutique Identique pour chaque produit dans les boutiques Identique pour chaque produit dans les boutiques Identique pour chaque produit dans les boutiques

Ce qu'il faut retenir, c'est que les codes UPC, EAN et ISBN sont normalisés pour un même produit. Autrement dit, un seul produit aura le même code UPC/EAN/ISBN, où qu'il soit vendu.

En revanche, la REF change d'une boutique à l'autre. Deux magasins qui vendent le même produit peuvent avoir des REF différentes, mais l'UPC sera le même.

Pour la plupart des produits, la REF et l'UPC/EAN/ISBN seront imprimés sur la même étiquette. Le code utilisé dépend du produit et de la région (l'UPC, par exemple, est principalement utilisé aux États-Unis, alors que ISBN n'est utilisé que pour les livres).

📖 Lecture complémentaire :

🗂️ Applications Ecwid associées :

Comment créer des REF pour votre boutique Ecwid

Avec Ecwid, la REF n'est pas obligatoire, mais vous pouvez en attribuer une unique à chaque produit pour garder une trace des articles dans votre catalogue. Le champ REF se trouve sur la page d'édition des produits de votre administration Ecwid. Vous pouvez ainsi facilement ajouter, modifier ou supprimer la REF de chaque produit.

À vous de choisir la façon dont vous créez des REF. Pour une petite boutique, vous pouvez les créer manuellement. Si vous avez beaucoup de produits et de variantes, vous pouvez utiliser des générateurs de REF automatisés.

Cependant, avant de pouvoir le faire, vous devez définir un format de REF pour votre boutique.

Comment choisir un format de REF

Comme évoqué plus haut, la création de REF ne répond à aucune règle stricte particulière. Vous pouvez utiliser des nombres séquentiels simples (ce qui est également le format de REF par défaut dans les boutiques Ecwid), des codes alphanumériques ou même une série de lettres. Ce qui importe, c'est que la REF soit comprise et intègre toutes les caractéristiques dont vous avez besoin pour effectuer le suivi.

Cela dit, il y existe quelques recommandations à suivre.

Recommandations en matière de REF

  • Choisissez des caractères alphanumériques : les REF constituées uniquement de lettres peuvent être mal lues dans la description des produits. Les REF ne comprenant que des chiffres peuvent être confondues avec d'autres codes numériques (UPC, EAN). Les REF alphanumériques se distinguent et peuvent donc être facilement identifiés.
  • Utilisez plus de six caractères : si vous avez un inventaire limité, vous pourriez être tenté d'utiliser des REF courtes, de quatre ou cinq caractères. Des REF aussi courtes limitent cependant votre capacité à étendre votre inventaire plus tard. Elles peuvent également être confondus avec la quantité, le prix, le poids ou les autres caractéristiques d'un produit. Plus de six à huit caractères vous donnent suffisamment d'espace pour inclure toutes les informations nécessaires.
  • Utilisez un à trois caractères pour chaque attribut : une REF est destinée à relayer les attributs clés de produit de manière succincte. Ainsi, mieux vaut que chaque attribut fasse entre un et trois caractères. Vous pouvez utiliser les un à trois premiers caractères (comme « M » pour « masculin »), créer un acronyme pour des termes plus longs (comme « CC » pour « chaussures de course »), ou utiliser quelque chose qui est naturellement intelligible (comme « JNE » pour « jaune »).
  • N'utilisez jamais d'espaces : les REF sont destinés à être lus par un ordinateur. En raison de bizarreries dans les langages de programmation, de nombreux outils logiciels ont du mal à comprendre les espaces. Si vous devez absolument utiliser une séparation dans votre REF, utilisez plutôt un tiret (-) ou un tiret bas (_).
  • Évitez les caractères spéciaux : bien que vous puissiez techniquement utiliser des caractères spéciaux (comme « @$%^# ») dans vos REF, ils peuvent perturber les utilisateurs. Le caractère « @ », par exemple, peut être mal interprété comme une adresse e-mail, tandis que le caractère « / » peut être compris comme une date. Cantonnez-vous aux lettres et aux chiffres pour obtenir de meilleurs résultats.
  • Ne confondez pas les chiffres et les lettres : le chiffre 0 et la lettre O peuvent être difficiles à différencier avec certaines polices. De même, des lettres telles que I, L et le chiffre 1 peuvent parfois être confondus. Si possible, évitez de les utiliser.
  • Utilisez systématiquement des majuscules : la plupart des problèmes de lisibilité entre les lettres I, L et O peuvent être résolus simplement en utilisant des majuscules. Dans tous les cas, mieux vaut utiliser des majuscules pour vos REF. Ne mélangez jamais des minuscules et majuscules.
  • Utilisez des polices à empattement ou à chasse fixe : une autre façon d'éviter les problèmes de lisibilité est d'utiliser simplement des polices à empattement ou à chasse fixe. Le petit trait à la fin de chaque caractère (appelé le « empattement ») sur ces polices facilite la différenciation de certaines lettres.

Le système en cascade

L'un des défis de la création de REF est de déterminer comment organiser tous les attributs du produit.

Par exemple, si vous deviez créer une REF pour « tasse à café en céramique rouge de 6 pouces », vous pouvez utiliser les éléments suivants :

  • 6P-RG-CM-CF
  • CF-CM-RG-6P

Les deux transmettent les mêmes informations, mais l'ordre des attributs est différent.

Pour trouver le bon ordre, vous pouvez utiliser le système en cascade. Dans ce système, les attributs les plus larges (comme la marque ou la catégorie de produit) passent en premier, tandis que les détails spécifiques à la variante viennent après.

Si, par exemple, vous gérez une grande boutique, vous vendez peut-être des produits de plusieurs catégories comme l'électronique, les vêtements, les chaussures, etc. Chacune de ces catégories pourrait comprendre des sous-catégories : « casques », « jeans », « chaussures de course », etc. Et dans chaque sous-catégorie, vous pourriez avoir différentes marques, et chaque marque pourrait compter plusieurs produits.

Avec le système en cascade, la catégorie la plus vaste sera le premier attribut de la REF, celui-ci étant suivi par les sous-catégories et la marque. Viennent ensuite les détails de base du produit, puis les attributs spécifiques.

Par exemple, si vous proposez le produit suivant « Casque Sennheiser HD280 noir avec cordon détachable », votre REF ressemblerait à ceci (selon les termes anglais Sennheiser HD280 Black Headphones With Detachable Cord) :

Understanding_SKU_Formats__4_.png

Cette REF peut être divisée en trois parties :

  • 1 : catégorie de produit (EL pour électronique) et la sous-catégorie (HP pour casque).
  • 2 : la marque (SE pour Sennheiser) et le nom du produit (HD280).
  • 3 : les détails de la variante comme la couleur (BLK pour noir) et l'attribut clé (DC pour câble cordon détachable).

Vous passez de la catégorie la plus large à gauche aux informations les plus détaillées à droite.

Notez que les traits d'union utilisés dans la REF ci-dessus sont facultatifs. Ils facilitent la lecture de la REF mais peuvent aussi la rendre inutilement longue.

Étapes de création d'une REF

Avec toutes ces informations en tête, vous pouvez commencer à créer vos REF manuellement.

Voici comment procéder :

Étape 1 : choisir la bonne longueur

L'une des erreurs les plus courantes des nouveaux vendeurs de e-commerce est d'utiliser des REF soit trop longues, soit trop courtes. Une REF trop longue est difficile à comprendre, tandis qu'une REF trop courte limite la quantité d'informations que vous pouvez transmettre, en particulier au fur et à mesure que votre boutique se développe.

En général, plus votre boutique possède de produits, plus la REF est longue. Indiquer des informations de catégorie et de sous-catégorie (comme indiqué dans l'exemple ci-dessus) peut allonger fortement la REF.

Cantonnez-vous à une longueur comprise entre 6 et 12 caractères. Amazon, malgré ses millions de produits, n’utilise que 10 caractères dans sa REF (appelée « ASIN »). Cependant, pour certaines catégories comme l'électronique, vous devrez peut-être utiliser des REF plus longues pour relayer toutes les informations importantes.

N'oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter des attributs à la REF à mesure que votre boutique se développe, en particulier des informations sur la catégorie/sous-catégorie. Comme dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez simplement ajouter « ELHP » à la REF si vous voulez spécifier la catégorie (électronique) et la sous-catégorie (casques (headphones en anglais, d'où le sigle HP)).

Étape 2 : identifier les attributs clés

La longueur de votre REF dépendra grandement du nombre d'attributs que vous souhaitez suivre. En moyenne, chaque attribut prend 2 espaces. Ainsi, avec une REF de 12 caractères, vous pouvez suivre 5 ou 6 attributs.

Consultez votre inventaire de produits et demandez-vous : Quels sont les attributs clés de chaque produit ?

Par exemple, les vêtements peuvent avoir les attributs suivants :

  • Marque
  • Genre ou âge (homme/femme, garçon/fille)
  • Type (t-shirt, jean, veste, etc.)
  • Taille
  • Couleur

Ainsi, un « jean bleu pour femme Gap en taille L » pourrait avoir la REF suivante : « JN-BLE-F-GP-L ».

Chaque catégorie sera différente. Vous devrez déterminer quelles informations vous souhaitez vraiment suivre, et ce qui peut être ignoré. Une bonne façon d'appréhender la chose est de vous demander quelles informations vous aideront à mieux comprendre vos clients.

Par exemple, si vous vendez des ordinateurs portables, suivre le processeur est judicieux. Cela vous aidera à comprendre si vos clients sont des utilisateurs chevronnés (qui peuvent utiliser des processeurs plus puissants) ou des utilisateurs occasionnels (qui choisissent des processeurs d'entrée de gamme).

Étape 3 : créer des codes d'attributs

Les REF ne fonctionnent que lorsqu'elles sont normalisées sur l'ensemble de votre inventaire. Si une personne utilise « NOI » pour la couleur noire, et une autre utilise « NR », vous rencontrerez des problèmes de suivi.

Pour résoudre ce problème, créez des codes d'attributs pour tous les attributs que vous souhaitez suivre parmi vos produits. Chaque REF devrait utiliser ces codes, quel que soit le produit ou la catégorie.

Voici des exemples de codes d'attributs pour les couleurs :

Couleur Code
Noir NR
Blanc BLN
Rose RSE
Vert VRT
Bleu BLE
Gris GRS
Orange ORG

Vous utiliserez les mêmes codes de couleur pour chaque produit de votre inventaire, des chaussures et t-shirts à l'électronique. Ainsi, un t-shirt pour homme noir et un casque Bluetooth noir utiliseraient tous les deux « NR » comme attribut de couleur.

Faites cela pour tous les attributs que vous devez suivre. Gardez ce document à la disposition de tous ceux qui s'occupent des REF dans votre entreprise. Vous continuerez ainsi d'utiliser les mêmes codes même si vos employés changent.

Étape 4 : créer vos REF

Avec toutes les informations que vous avez recueillies ci-dessus, vous pouvez enfin commencer à créer vos REF.

Pour une petite boutique, vous pouvez les créer manuellement. C'est très facile. Ajoutez tous vos produits à une feuille de calcul. Énumérez leurs attributs clés, puis combinez-les pour créer la REF finale, en vous basant sur le système en cascade évoqué plus haut.

Voici comment organiser votre feuille de calcul :

Produit Attribut 1 (marque) Attribut 2 (catégorie) Attribut 3 (genre) Attribut 4 (couleur) Attribut 5 (taille) REF finale
T-shirt gris pour hommes de marque Gap, taille XL GP TS M GRS XL GPTSMGRSXL
Chaussures de course Nike pour femmes bleues, taille européenne 37 NK CC F BLE EU37 NKCCFBLEEU37
Veste en jean noire pour homme de marque Levi's, taille M LV VJ M NR M LVVJMNRM

Dans votre boutique Ecwid, vous pouvez ajouter ou modifier la REF sur la page Produits.

  1. Accédez à la page Produits sous « Catalogue » dans votre panneau de configuration Ecwid.
  2. Cliquez sur + Ajouter un nouveau produit ou choisissez un produit dans la liste.
  3. Saisissez un REF dans la fenêtre correspondante.

Understanding_SKU_Formats__1_.png

Si vous proposez beaucoup de produits, créer manuellement des REF peut être fastidieux. Vous pourriez aussi finir par commettre des erreurs, en particulier si vous traitez un grand nombre de variantes.

Vous pouvez corriger cela en utilisant un logiciel de gestion des stocks. OrderHive, dans le marché des applications Ecwid, vous permet d'importer toutes vos listes de produits et de générer des REF pour eux en fonction d'un ensemble de règles. Vous pouvez en savoir plus sur OrderHive ici.

📖 En savoir plus :

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