Handleiding voor het verwerken van bestellingen

Wanneer een klant iets koopt in uw online winkel, verschijnt de bestelling in Verkopen → Bestellingen in de Ecwid-beheerder. U ontvangt ook een e-mail of een pushmelding in de mobiele Ecwid-app.

Op de pagina Bestellingen kunt u de bestelling bekijken en beheren. U heeft toegang tot de bestelgegevens: betaal- en verzendinformatie, bestelde artikelen, naam en contactgegevens van de klant, het factuuradres en meer.

Wanneer er een bestelling voor fysieke producten wordt geplaatst, moet u deze bestelling vervullen. Digitale producten en cadeaubonnen worden echter automatisch vervuld: na betaling ontvangt de klant een e-mail met een link om het bestand of een code voor een cadeaubon te downloaden. Dit zijn de algemene stappen die u doorloopt bij het verwerken van fysieke bestellingen:

Status bestelling	Wat u moet doen
1. Bestelling is geplaatst	Bekijk de bestelgegevens
2. Bestelling is betaald	Vervul de bestelling
3. Bestelling is verzonden	Informeer de klant dat de bestelling onderweg is

Hoe weet ik dat er een nieuwe bestelling is?

Wanneer u een bestelling ontvangt:

Ontvangt u de e-mailmelding van de bestelling van notifications@ecwid.com. Het onderwerp is “[uw winkelnaam], nieuwe bestelling #X”.
In de Ecwid-app, ontvangt u een pushmelding over een nieuwe bestelling.
Een nieuwe bestelling staat op de pagina Bestellingen in de Ecwid-beheerder of op het tabblad Bestellingen in de Ecwid-app.
De klant ontvangt een bevestiging van de bestelling per e-mail. Afhankelijk van uw winkelinstellingen kunt u ook een kopie van die e-mail ontvangen.

Bestelgegevens bekijken

Op de pagina Bestellingen kunt u de lijst met bestellingen bekijken en een overzicht krijgen van de besteldetails: gekochte artikelen, afleveradres, betaal- en verzendgegevens, klantnaam en contactgegevens en meer.

Elke bestelling heeft een betaal- en een vervulstatus. De betaalstatus is afhankelijk van of een klant online betaald heeft of een offline betaalmethode heeft gekozen. De vervulstatus voor alle nieuwe bestellingen met fysieke goederen is Wacht op afhandeling:

Voordat u de bestelling gaat vervullen, moet u de betaalstatus van de bestelling controleren:

De status Betaald betekent dat uw klant online heeft betaald en dat de betaling is gelukt.
De status Wacht op betaling betekent dat uw klant heeft gekozen voor offline betaling of dat de online betaling is mislukt. Open de pagina met bestelgegevens voor een gedetailleerd betalingsoverzicht in het gedeelte Betaalgegevens.

Om snel een bestelling te vinden, kunt u bestellingen zoeken en filteren.

Meer lezen:

Bestelling vervullen

Na het bekijken van de bestelgegevens moeten u of uw medewerkers de goederen inpakken en verzenden naar uw klant. Dit proces wordt aangeduid als het "vervullen van bestellingen" en omvat alle stappen die u neemt om de bestelling af te leveren bij de klant. Het proces is enigszins anders voor lokale bezorging en zelf ophalen.

Het vervullingsproces omvat meestal het volgende:

Goederen ophalen uit het magazijn of de voorraad.
Producten inpakken.
Verzendlabels kopen. Om tijd te besparen en het label niet op het postkantoor in te vullen, kunt u vooraf ingevulde verzendlabels kopen in de Ecwid-beheerder (geselecteerde landen en vervoerders) of via apps van de Ecwid-appmarkt.
Het pakket afgeven bij het kantoor van uw verzendbedrijf of een afspraak maken om het op te halen op de website van uw vervoerder.

Meer lezen:

Artikelen verpakken om de verzendkosten te verlagen →
Verpakking gebruiken als marketingtool (in het Engels) →

Nuttige apps:

Printout Designer: Maak facturen, pakbonnen en labels
Sendcloud: de verzendsoftware voor e-commerce

Klanten informeren over verzonden bestellingen

Nadat u het pakket naar de vervoerder hebt gebracht, is de laatste stap om uw klanten te laten weten dat hun bestelling onderweg is. U moet de status van uw bestelling wijzigen en de klant ontvangt dan automatisch een e-mail dat de bestelling is verzonden. Als alternatief kunt u sms-meldingen verzenden via een van de apps van de Ecwid-appmarkt.

Een klant informeren over de verzonden bestelling:

Ga in de Ecwid-beheerder naar Verkopen → Bestellingen en open de bestelling of meerdere bestellingen in bulk.
Wijzig de vervulstatus van de bestelling in Verzonden.
(optioneel) Voer het trackingnummer in als uw vervoersdienst dat verstrekt. Uw klant ontvangt een melding met dit trackingnummer. Het trackingnummer staat ook in het klantaccount.

Meer lezen:

Personeelsaccounts toevoegen om bestellingen te beheren →