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Inhaltsverzeichnis

Erstellen von Rechnungen

Rechnungen sind finanzielle Dokumente/Belege zu den Bestellungen in Ihrem Shop. Sie können sie in Ihrer internen Buchhaltung verwenden, dem Finanzamt vorlegen oder an Ihre Kunden und Kundinnen schicken. In der EU und in Ländern wie Australien, Neuseeland oder Indien sind Rechnungen zur Berechnung der Steuern gesetzlich vorgeschrieben. In anderen Ländern kann die Rechnungsverwaltung freiwillig sein.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Rechnungen für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Berater oder an die Steuerbehörden in Ihrem Land.

In Ecwid können Sie die integrierte Funktion nutzen, um Rechnungen automatisch oder manuell zu erstellen und zu versenden. Wenn Rechnungen aktiviert sind, können Sie diese zusätzlich konfigurieren und die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Rechnungen einzeln oder für einen bestimmten Zeitraum stapelweise ausdrucken oder herunterladen.

Rechnungen aktivieren

Sie können Rechnungen aktivieren, wenn Sie Ecwids integrierte Funktion für die Rechnungen in Ihrem Shop verwenden möchten. Diese Rechnungen haben eindeutige Nummern und sind gesetzeskonform.

Um Rechnungen zu aktivieren:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an:

    Creating_tax_invoices__1_.png

  3. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen aktivieren.
  4. Richten Sie Ihre Rechnungen im Abschnitt Einstellungen nach Ihren Wünschen ein.

Sie können festlegen, wie und wann Ihre Rechnungen erstellt und versandt werden. Sie können außerdem die Standardvorlage für Steuerrechnungen und die in Ihrem Shop verwendeten Rechnungsnummern anpassen.

Für die Vorschau einer Rechnung, die in Ihrem Shop erstellt werden kann, gehen Sie zur Ecwid-Verwaltung unter Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung.

Sobald Sie Rechnungen für Ihren Ecwid-Shop aktiviert haben, wird ein spezielles Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und der Abschnitt Rechnungen auf den Seiten der einzelnen Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass durch das Aktivieren von Rechnungen mit ausgewiesener Steuer nicht automatisch die Daten an das Finanzamt Ihres Landes (oder eine andere ähnliche Behörde) gesendet werden. Darum müssen Sie sich selbst kümmern. Lesen Sie weiter, wie die Steuerabrechnung in Ecwid funktioniert.

Rechnungen deaktivieren

Wenn Sie sich dazu entscheiden, außerhalb von Ecwid ein Drittanbieter-System zur Verwaltung Ihrer Rechnungen zu verwenden oder wenn Rechnungen für Ihr Unternehmen unnötig sind, können Sie die Rechnungen für Ihren Shop deaktivieren.

Um Rechnungen zu deaktivieren:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an.
  3. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen deaktivieren:

    Creating_tax_invoices__short___6_.png

Danach wird die Liste der Einstellungen für Rechnungen nicht mehr angezeigt. Das Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und der Abschnitt Rechnungen werden jetzt auf den Seiten der einzelnen Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen nicht länger angezeigt.

Erstellen von Rechnungen für Bestellungen

Es gibt zwei Arten von Rechnungen in Ecwid: reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe und Stornierungsrechnungen für Rückerstattungen von Bestellungen. Standardmäßig werden reguläre Rechnungen automatisch generiert und an Ihre Kunden und Kundinnen geschickt, wenn die Bestellung aufgegeben wird. Stornierungsrechnungen werden nur manuell erstellt und versandt.

Sie können die Standardeinstellungen für Ihre regulären Steuerrechnungen ändern und festlegen, wann sie automatisch erstellt werden, oder Sie können sie selbst erstellen und versenden.

Unabhängig von den Einstellungen können beide Rechnungsarten immer manuell von Ihrer Ecwid-Verwaltung aus erstellt werden.

Um eine Rechnung für eine Bestellung zu erstellen:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und dann auf Rechnung erstellen (oder klicken Sie auf den Link Rechnung erstellen im Abschnitt der Rechnungen. Dieser Link ist nur verfügbar, wenn für diese Bestellung noch keine Rechnungen erstellt wurden):

    Creating_tax_invoices__short___8_.png

  4. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Regulär (Verkauf) oder Stornierung (Erstattung).
  5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen.

Sie können jederzeit eine beliebige Anzahl von Rechnungen für eine Bestellung erstellen.

Alle Rechnungen, die für eine bestimmte Bestellung erstellt wurden (einschließlich der automatisch generierten), sind im Abschnitt Rechnungen der Seite dieser Bestellung verfügbar. Sie können die Rechnung ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie Ihren Kunden und Kundinnen per E-Mail oder auf andere Weise zuzusenden. Rechnungen können bei Bedarf jederzeit gelöscht werden.

Kunden können in ihren Kundenkonten auf alle vorhandenen Rechnungen zugreifen (indem sie neben einer Bestellung auf Weitere Aktionen klicken).

Sie können auch reguläre Rechnungen erstellen, wenn Sie unter Verkäufe → Bestell-Editor eine Bestellung manuell aufgeben. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen Rechnung bei Bestellungsaufgabe erstellen an.

Automatische Erstellung der regulären Rechnungen

Reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe können automatisch erstellt werden, wenn die Bestellung aufgegeben (Standardoption), bezahlt oder versandt wird. Optional können Sie diese Rechnungen an Ihre E-Mails für die Bestellbestätigung anhängen.

Um die automatische Erstellung von regulären Rechnungen einzurichten:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
  4. Wählen Sie im geöffneten Menü die für Sie passende Option aus: Automatische Erstellung bei Aufgabe der Bestellung, Automatische Erstellung bei Bezahlung der Bestellung oder Automatische Erstellung bei Versand der Bestellung:

    Creating_tax_invoices__2_.png

  5. (optional) Wählen Sie Aktiviert im Abschnitt Rechnungen an Bestellbestätigungs-E-Mail anhängen, damit die erstellten Rechnungen automatisch an Ihre Kunden und Kundinnen gesendet werden.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Das war's!

Jetzt werden sämtliche regulären Rechnungen für die Bestellungen in Ihrem Shop automatisch generiert. Falls Sie Rechnungen an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, werden die Rechnungen automatisch versendet. Falls Sie die Rechnungen nicht an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, müssen Sie sie selbst versenden, oder Kunden können Rechnungen in ihren Konten herunterladen.

Sobald die Rechnung für eine Bestellung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser Bestellung unter Verkäufe → Bestellungen angezeigt.

Sie können bei Bedarf unter Verkäufe → Bestellungen jederzeit zusätzliche Rechnungen manuell erstellen.

Manuelles Erstellen regulärer Rechnungen

Sie können die automatische Erstellung Ihrer regulären Rechnungen deaktivieren und die Rechnungen in Ihrem Ecwid-Shop ausschließlich manuell erstellen.

Um die manuelle Erstellung von regulären Rechnungen zu aktivieren:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
  4. Wählen Sie im geöffneten Menü Ich erstelle Rechnungen manuell:

    Creating_tax_invoices__3_.png

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Das war's!

Jetzt werden sämtliche Rechnungen in Ihrem Shop ausschließlich manuell erstellt. Sie können in Ihrer Ecwid-Verwaltung auf den Bestellseiten vorhandener Bestellungen reguläre Rechnungen erstellen.

Erstellen von Stornierungsrechnungen

Einmal erstellt, können reguläre Rechnungen nicht weiter bearbeitet werden. Wenn Sie eine Rückerstattung für eine Bestellung vornehmen möchten, müssen Sie manuell eine spezielle Stornierungsrechnung (Rückerstattung) ausstellen. Der Unterschied zwischen Stornierungsrechnungen und regulären Rechnungen besteht aus dem negativen Gesamtbetrag und der Zwischensumme. Beachten Sie, dass Stornierungsrechnungen ihre eigenen, eindeutigen Nummern haben, die nicht den regulären Rechnungsnummern der Bestellungen entsprechen.

Die Stornierungsrechnungen werden für alle Produkte in einer Bestellung erstellt. Wenn Sie eine teilweise Rückerstattung vornehmen oder einen Fehler in Ihrer Rechnung korrigieren möchten, können Sie manuell außerhalb von Ecwid eine spezielle Korrekturrechnung ausstellen.

Um eine Stornierungsrechnung zu erstellen:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie die Rückerstattung vornehmen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Rechnungen verwalten und anschließend auf Rechnung erstellen.
  4. Wählen Sie auf der geöffneten Seite Stornierung (Erstattung):

    Creating_tax_invoices__4_.png

  5. Klicken Sie auf Stornierungsrechnung erstellen.

Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser Bestellung angezeigt. Sie können die Rechnung bei Bedarf ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie per E-Mail oder auf andere Weise zu versenden. Stornierungsrechnungen werden nach der Erstellung nicht automatisch an Ihre Kunden und Kundinnen gesendet, sondern stehen in den Kundenkonten zum Download bereit.

Korrekturrechnungen ausstellen

Wenn es einen Fehler in Ihrer Rechnung gibt oder sie aktualisiert werden muss, können Sie eine spezielle Korrekturrechnung erstellen. Korrekturrechnungen werden außerhalb der Ecwid-Verwaltung manuell ausgestellt. Sie können dafür ein Drittanbieter-System verwenden oder basierend auf unserer Vorlage eine Rechnung erstellen (füllen Sie sie gemäß Ihrer regulären Rechnungsvorlage aus und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor).

Wenn Sie eine vollständige Rückerstattung vornehmen möchten, verwenden Sie bitte Stornierungsrechnungen.

Versenden von Rechnungen

Falls Sie <Ihre automatisch generierten Rechnungen an die E-Mail für die Bestellbestätigung anhängen möchten, dann werden die regulären Rechnungen automatisch an Ihre Kunden und Kundinnen versandt.

Sie können auch reguläre Rechnungen suchen, die an die an Sie eingegangenen E-Mail-Benachrichtigungen für Neue Bestellung aufgegeben angehängt sind (wenn Sie sie unter <0>Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert haben und Ihre Rechnungen automatisch erstellt werden).

Wenn Sie die automatisch generierten Rechnungen nicht an die E-Mails zur Bestellbestätigung anhängen möchten oder Sie Ihre regulären Rechnungen manuell erstellen, müssen Sie die Rechnungen selbst versenden. Sie müssen auch sich selbst die Stornierungsrechnungen für Ihre Bestellungen zusenden.

Sie haben auf der Seite dieser Bestellung in Ihrer Ecwid-Verwaltung auf alle Rechnungen Zugriff, die bereits für eine einzelne Bestellung erstellt wurden.

Zugriff auf Rechnungen für eine Bestellung:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung.
  3. Siehe Abschnitt Rechnungen:

    Creating_tax_invoices__5_.png

Sie können Ihre Rechnungen ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie per E-Mail oder auf andere geeignete Weise zu versenden.

Optional können Kunden in ihren Kundenkonten auf alle vorhandenen Rrechnungen zugreifen (indem sie neben einer Bestellung auf Weitere Aktionen klicken).

Sie können auch reguläre Rechnungen suchen, die an die an Sie eingegangenen E-Mail-Benachrichtigungen für Neue Bestellung aufgegeben angehängt sind (wenn Sie sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert haben und Ihre Rechnungen automatisch erstellt werden). Wenn Rechnungen erstellt werden, nachdem die Bestellung bezahlt oder versandt wurde, können sie an die E-Mails Bestellstatus geändert angehängt werden.

Bei Bedarf können auch alle Rechnungen eines bestimmten Zeitraums stapelweise heruntergeladen werden.

Rechnungen stapelweise herunterladen

Sie können ein Archiv mit allen Rechnungen aus Ihrem Shop zu einem bestimmten Zeitraum anfordern (um sie beispielsweise bei Bedarf dem Finanzamt in Ihrem Land vorzulegen).

Um Rechnungen stapelweise herunterzuladen:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen (oder Verkäufe → Bestellungen).
  2. Scrollen Sie nach unten auf der Seite zum Abschnitt Alle Rechnungen auf einmal abrufen und klicken Sie darauf.
  3. Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Ihre Rechnungen herunterladen möchten:

    Getting tax invoices.png

  4. Klicken Sie auf Rechnungen abrufen.

Anschließend erhalten Sie eine Nachricht an die E-Mail-Adresse, die Sie für Adminbenachrichtigungen verwenden. Diese Nachricht enthält das Rechnungsarchiv, das im ZIP-Format zum Download zur Verfügung steht (die Rechnungen selbst liegen im PDF-Format vor). Der Link bleibt 48 Stunden lang gültig.

Löschen von Rechnungen

Falls Sie eine Rechnung für eine Bestellung versehentlich erstellt haben, kann sie gelöscht werden.

Um Rechnungen zu löschen:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Rechnung löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf … im Abschnitt Rechnungen und anschließend auf Löschen:

    Creating_tax_invoices__6_.png

  4. Klicken Sie im geöffneten Pop-up auf Ja.

Die Rechnung wird dauerhaft gelöscht. Sie können bei Bedarf stattdessen eine neue erstellen.

Wenn Sie eine Bestellung unter Verkäufe → Bestellungen löschen, werden auch alle Rechnungen dazu gelöscht.

Möglicherweise müssen Sie Änderungen an der zukünftigen Rechnungsnummer vornehmen, wenn Sie die Nummerierung Ihrer Rechnungen ununterbrochen beibehalten möchten.

Anpassen der Rechnungsnummer

Sie können die Nummern Ihrer Rechnungen ändern, um sie an Ihren Geschäftsprozess und die Gesetzgebung Ihres Landes anzupassen (wie z. B. das Hinzufügen eines speziellen Codes im Präfix). Eine Änderung der zukünftigen Steuernummer kann auch notwendig sein, wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung gelöscht oder einige Ihrer Rechnungen außerhalb von Ecwid erstellt haben.

Die Rechnungsnummern in Ihrem Shop hängen nicht von den Bestellnummern ab und verwenden eine aufeinander folgende, aufsteigende Nummerierung. Das bedeutet, dass jede neue Rechnungsnummer direkt der vorigen Rechnungsnummer folgt. Standardmäßig beginnt die Nummerierung mit 1, aber Sie können Ihre Rechnungsnummern auch anpassen und die Nummer künftiger Rechnungen auf eine beliebige positive Ganzzahl festlegen.

Dem numerischen Teil einer Rechnung kann ein beliebiges Präfix oder Suffix hinzugefügt werden. Sie können auch die Mindestanzahl der Ziffern in Ihrer Rechnung festlegen (wenn die tatsächliche Nummer kleiner ist, werden am Anfang Nullen hinzugefügt).

Bitte halten Sie die Standardeinstellungen bei, wenn Sie möchten, dass die Rechnungsnummern in Ihrem Shop mit einer einfachen 1 beginnen.

Um künftige Rechnungsnummern zu konfigurieren:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Künftige Rechnungsnummer auf Nummer bearbeiten → Format der Rechnungsnummer bearbeiten.
  4. Geben Sie im geöffneten Menü bei Bedarf ein Präfix und Suffix ein. Darunter geben Sie die Rechnungsnummer (das ist die Nummer der nächsten Rechnung, die in Ihrem Shop erstellt wird) und die Mindestanzahl an Ziffern für Ihre Rechnung ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Ihre Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Die Nummern der bereits ausgestellten Rechnungen bleiben unverändert.

Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie die Rechnung mit der Nr. 123 irrtümlich erstellt haben. Auch wenn Sie sie sofort löschen (wie auch die Bestellung), wird die nächste Rechnungsnummer in Ihrem Shop 124 sein. Um für eine ununterbrochene Reihenfolge der Rechnungsnummern zu sorgen geben Sie 123 als Rechnungsnummer im Abschnitt Zähler ein. Auf diese Weise wird die nächste in Ihrem Shop erstellte Rechnungsnummer die 123 sein.

Sie können den Zähler für die Rechnungsnummern auch zurücksetzen. Zum Beispiel, wenn Sie ein neues Geschäftsjahr beginnen. Wenn Sie die Rechnungsnummern zurücksetzen, beginnt Ihre nächste Nummer mit der 1. 

Um den Zähler der Rechnungsnummer zurücksetzen:

  1. Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Künftige Rechnungsnummer auf Nummer bearbeiten → Zähler zurücksetzen.
  4. (optional) Geben Sie ein Präfix und Suffix ein (falls erforderlich).
  5. Klicken Sie auf Zähler zurücksetzen.

Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie jedes Jahr die folgende Rechnungsnummerierung in Ihrem Shop verwenden: Jahr-Rechnungsnummer-Shopname. Für das kommende Jahr möchten Sie die Nummerierung nun zurücksetzen. So sollten Ihre Einstellungen im Menü aussehen:

Creating_tax_invoices__8_.png

Auf diese Weise wird die zukünftige Rechnungsnummer „2023-1-Shopname“ sein, wobei der Shopname der Name Ihres Shops ist.

Rechnungen anpassen

Sie können die Inhalte und Vorlage Ihrer Rechnungen auf der Seite Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung in Ihrer Ecwid-Verwaltung anpassen:

  • Laden Sie ein Firmenlogo zur Personalisierung Ihrer Rechnung hoch
  • Ändern Sie den Rechnungstitel, um ihn gesetzeskonform zu machen
  • Fügen Sie die Steueridentifikationsnummer hinzu
  • Fügen Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Unternehmen ein (wie beispielsweise die Bankverbindung)
  • Fügen Sie der Fußzeile der Rechnung weitere Einzelheiten hinzu
  • Oder nehmen Sie noch umfangreichere Änderungen an der HTML-Vorlage der Rechnung vor

Lesen Sie für detaillierte Anweisungen unseren Artikel Anpassung des Inhalts von Rechnungen.

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