Erstellen von Rechnungen
Rechnungen sind finanzielle Dokumente/Belege zu den Bestellungen in Ihrem Shop. Sie können sie in Ihrer internen Buchhaltung verwenden, dem Finanzamt vorlegen oder an Ihre Kunden und Kundinnen schicken. In der EU und in Ländern wie Australien, Neuseeland oder Indien sind Rechnungen zur Berechnung der Steuern gesetzlich vorgeschrieben. In anderen Ländern kann die Rechnungsverwaltung freiwillig sein.
In Ecwid können Sie die integrierte Funktion nutzen, um Rechnungen automatisch oder manuell zu erstellen und zu versenden. Wenn Rechnungen aktiviert sind, können Sie diese zusätzlich konfigurieren und die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Rechnungen einzeln oder für einen bestimmten Zeitraum stapelweise ausdrucken oder herunterladen.
Rechnungen aktivieren
Sie können Rechnungen aktivieren, wenn Sie Ecwids integrierte Funktion für die Rechnungen in Ihrem Shop verwenden möchten. Diese Rechnungen haben eindeutige Nummern und sind gesetzeskonform.
Um Rechnungen zu aktivieren:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an:
- Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen aktivieren.
- Richten Sie Ihre Rechnungen im Abschnitt Einstellungen nach Ihren Wünschen ein.
Sie können festlegen, wie und wann Ihre Rechnungen erstellt und versandt werden. Sie können außerdem die Standardvorlage für Steuerrechnungen und die in Ihrem Shop verwendeten Rechnungsnummern anpassen.
Sobald Sie Rechnungen für Ihren Ecwid-Shop aktivieren, erscheint auf den Seiten der einzelnen Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen der spezielle Abschnitt Rechnungen.
Bitte beachten Sie, dass durch das Aktivieren von Rechnungen mit ausgewiesener Steuer nicht automatisch die Daten an das Finanzamt Ihres Landes (oder eine andere ähnliche Behörde) gesendet werden. Darum müssen Sie sich selbst kümmern. Lesen Sie weiter, wie die Steuerabrechnung in Ecwid funktioniert.
Rechnungen deaktivieren
Wenn Sie sich dazu entscheiden, außerhalb von Ecwid ein Drittanbieter-System zur Verwaltung Ihrer Rechnungen zu verwenden oder wenn Rechnungen für Ihr Unternehmen unnötig sind, können Sie die Rechnungen für Ihren Shop deaktivieren.
Um Rechnungen zu deaktivieren:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungen und klicken Sie diesen an.
- Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf Rechnungen deaktivieren:
Danach wird die Liste der Einstellungen für Rechnungen nicht mehr angezeigt. Der Abschnitt Rechnungen verschwindet von den Seiten Ihrer Bestellungen unter Verkäufe → Bestellungen.
Erstellen von Rechnungen für Bestellungen
Es gibt zwei Arten von Rechnungen in Ecwid: reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe und Stornierungsrechnungen für Rückerstattungen von Bestellungen. Standardmäßig werden reguläre Rechnungen automatisch generiert und an Ihre Kunden und Kundinnen geschickt, wenn die Bestellung aufgegeben wird. Stornierungsrechnungen werden nur manuell erstellt und versandt.
Unabhängig von den Einstellungen können beide Rechnungsarten immer manuell von Ihrer Ecwid-Verwaltung aus erstellt werden.
Um eine Rechnung für eine Bestellung zu erstellen:
- Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
- Klicken Sie auf die Bestellung.
- Klicken Sie auf den Link Rechnung erstellen im Abschnitt „Rechnungen“:
- Wählen Sie auf der geöffneten Seite Regulär (Verkauf) oder Stornierung (Erstattung) und wählen Sie, ob Sie diese Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden senden möchten.
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Sie können jederzeit eine beliebige Anzahl von Rechnungen für eine Bestellung erstellen.
Alle Rechnungen, die für eine bestimmte Bestellung erstellt wurden (einschließlich der automatisch generierten), sind im Abschnitt Rechnungen der Seite dieser Bestellung verfügbar. Sie können die Rechnung ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie Ihren Kunden und Kundinnen per E-Mail oder auf andere Weise zuzusenden. Rechnungen können bei Bedarf jederzeit gelöscht werden.
Kunden können in ihren Kundenkonten auf alle vorhandenen Rechnungen zugreifen (indem sie neben einer Bestellung auf Weitere Aktionen klicken).
Automatische Erstellung der regulären Rechnungen
Reguläre Rechnungen für Ihre Verkäufe können automatisch erstellt werden, wenn die Bestellung aufgegeben (Standardoption), bezahlt oder versandt wird. Optional können Sie diese Rechnungen an Ihre E-Mails für die Bestellbestätigung anhängen.
Um die automatische Erstellung von regulären Rechnungen einzurichten:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
- Wählen Sie im geöffneten Menü die für Sie passende Option aus: Automatische Erstellung bei Aufgabe der Bestellung, Automatische Erstellung bei Bezahlung der Bestellung oder Automatische Erstellung bei Versand der Bestellung:
- (optional) Wählen Sie Aktiviert im Abschnitt Rechnungen an Bestellbestätigungs-E-Mail anhängen, damit die erstellten Rechnungen automatisch an Ihre Kunden und Kundinnen gesendet werden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das war's!
Jetzt werden sämtliche regulären Rechnungen für die Bestellungen in Ihrem Shop automatisch generiert. Falls Sie Rechnungen an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, werden die Rechnungen automatisch versendet. Falls Sie die Rechnungen nicht an die E-Mails mit der Bestellbestätigung anhängen, müssen Sie sie selbst versenden, oder Kunden können Rechnungen in ihren Konten herunterladen.
Sobald die Rechnung für eine Bestellung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser Bestellung unter Verkäufe → Bestellungen angezeigt.
Manuelles Erstellen regulärer Rechnungen
Sie können die automatische Erstellung Ihrer regulären Rechnungen deaktivieren und die Rechnungen in Ihrem Ecwid-Shop ausschließlich manuell erstellen.
Um die manuelle Erstellung von regulären Rechnungen zu aktivieren:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Abschnitt Rechnung automatisch erstellen.
- Wählen Sie im geöffneten Menü Ich erstelle Rechnungen manuell:
- Klicken Sie auf Speichern.
Das war's!
Jetzt werden sämtliche Rechnungen in Ihrem Shop ausschließlich manuell erstellt. Sie können in Ihrer Ecwid-Verwaltung auf den Bestellseiten vorhandener Bestellungen reguläre Rechnungen erstellen.
Erstellen von Stornierungsrechnungen
Einmal erstellt, können reguläre Rechnungen nicht weiter bearbeitet werden. Wenn Sie eine Rückerstattung für eine Bestellung vornehmen möchten, müssen Sie manuell eine spezielle Stornierungsrechnung (Rückerstattung) ausstellen. Der Unterschied zwischen Stornierungsrechnungen und regulären Rechnungen besteht aus dem negativen Gesamtbetrag und der Zwischensumme. Beachten Sie, dass Stornierungsrechnungen ihre eigenen, eindeutigen Nummern haben, die nicht den regulären Rechnungsnummern der Bestellungen entsprechen.
Um eine Stornierungsrechnung zu erstellen:
- Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
- Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie die Rückerstattung vornehmen möchten.
- Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf Weitere Rechnung erstellen erstellen.
- Wählen Sie auf der geöffneten Seite Stornierung (Erstattung) und wählen Sie, ob Sie diese Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden senden möchten:
- Klicken Sie auf Stornierungsrechnung erstellen.
Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird sie im Abschnitt Rechnungen auf der Seite dieser Bestellung angezeigt. Sie können die Rechnung bei Bedarf ausdrucken oder als PDF herunterladen, um sie per E-Mail oder auf andere Weise zu versenden. Stornierungsrechnungen stehen auch in den Kundenkonten zum Download bereit.
Korrekturrechnungen ausstellen
Wenn es einen Fehler in Ihrer Rechnung gibt oder sie aktualisiert werden muss, können Sie eine spezielle Korrekturrechnung erstellen. Korrekturrechnungen werden außerhalb der Ecwid-Verwaltung manuell ausgestellt. Sie können dafür ein Drittanbieter-System verwenden oder basierend auf unserer Vorlage eine Rechnung erstellen (füllen Sie sie gemäß Ihrer regulären Rechnungsvorlage aus und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor).
Versenden von Rechnungen
Falls Sie Ihre automatisch generierten Rechnungen an die E-Mail für die Bestellbestätigung anhängen möchten, dann werden die regulären Rechnungen automatisch an Ihre Kunden und Kundinnen versandt.
Wenn Sie die automatisch erstellten Rechnungen nicht an die Bestellbestätigungs-E-Mails anhängen möchten, müssen Sie die Rechnungen selbst an die Kunden senden. Sie können alle Rechnungen, die bereits für eine einzelne Bestellung erstellt wurden, auf der Seite dieser Bestellung in Ihrer Shop-Verwaltung einsehen und ganz einfach per E-Mail versenden.
Um Rechnungen für eine Bestellung per E-Mail zu senden:
- Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
- Klicken Sie auf die Bestellung.
- Klicken Sie für eine entsprechende Rechnung im Abschnitt „Rechnungen“ auf Rechnung per E-Mail senden:
Sie können Ihre Rechnungen auch ausdrucken oder im PDF-Format herunterladen und per E-Mail oder auf andere geeignete Weise an Ihre Kunden senden.
Optional können Kunden in ihren Kundenkonten auf alle vorhandenen Rrechnungen zugreifen (indem sie neben einer Bestellung auf Weitere Aktionen klicken).
Bei Bedarf können auch alle Rechnungen eines bestimmten Zeitraums stapelweise heruntergeladen werden.
Auswahl der Sprache für den Druck von Steuerrechnungen
Wenn Sie einen mehrsprachigen Shop betreiben, werden die Steuerrechnungen zum Zeitpunkt der Bestellung in der Sprache des Browsers Ihres Kunden erstellt und versandt. Standardmäßig wird dieselbe Sprache verwendet, wenn Sie Rechnungen aus Ihrer Ecwid-Verwaltung für interne Zwecke drucken oder herunterladen.
Sie können die Sprache für den Druck oder das Herunterladen von Rechnungen in Ihrer Shop-Verwaltung auswählen. Zum Beispiel, wenn Sie Steuerrechnungen in einer bestimmten Sprache an eine Steuerbehörde übermitteln müssen.
Um eine Sprache für den Druck von Steuerrechnungen auszuwählen:
- Gehen Sie in Ihrer Ecwid-Verwaltung zu Einstellungen → Steuern & amp; Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung.
- Scrollen Sie nach unten zu Sprache für das Drucken von Rechnungen für steuerliche Zwecke und klicken Sie auf Sprache ändern.
- Wählen Sie eine Shopsprache oder die Option Wie die Kundensprache aus der Dropdown-Liste.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das war's. Alle Steuerrechnungen, die Sie drucken oder von Ihrer Shop-Verwaltung herunterladen, werden nun in der von Ihnen gewählten Sprache angezeigt. Die Änderung hat keinen Einfluss auf die Sprache der Rechnungen, die Ihre Kunden erhalten.
Rechnungen stapelweise herunterladen
Sie können ein Archiv mit allen Rechnungen aus Ihrem Shop zu einem bestimmten Zeitraum anfordern (um sie beispielsweise bei Bedarf dem Finanzamt in Ihrem Land vorzulegen).
Um Rechnungen stapelweise herunterzuladen:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen (oder Verkäufe → Bestellungen).
- (für mehrsprachige Shops) Wählen Sie die Sprache, in der Sie die Rechnungen herunterladen möchten.
- Scrollen Sie nach unten auf der Seite zum Abschnitt Alle Rechnungen auf einmal abrufen und klicken Sie darauf.
- Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Ihre Rechnungen herunterladen möchten:
- Klicken Sie auf Rechnungen abrufen.
Anschließend erhalten Sie eine Nachricht an die E-Mail-Adresse, die Sie für Adminbenachrichtigungen verwenden. Diese Nachricht enthält das Rechnungsarchiv, das im ZIP-Format zum Download zur Verfügung steht (die Rechnungen selbst liegen im PDF-Format vor). Der Link bleibt 48 Stunden lang gültig.
Löschen von Rechnungen
Falls Sie eine Rechnung für eine Bestellung versehentlich erstellt haben, kann sie gelöscht werden.
Um Rechnungen zu löschen:
- Rufen Sie ausgehend von Ihrer Ecwid-Verwaltung Verkäufe → Bestellungen auf.
- Klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Rechnung löschen möchten.
- Klicken Sie auf … im Abschnitt Rechnungen und anschließend auf Löschen:
- Klicken Sie im geöffneten Pop-up auf Ja.
Die Rechnung wird dauerhaft gelöscht. Sie können bei Bedarf stattdessen eine neue erstellen.
Wenn Sie eine Bestellung unter Verkäufe → Bestellungen löschen, werden auch alle Rechnungen dazu gelöscht.
Anpassen der Rechnungsnummer
Sie können die Nummern Ihrer Rechnungen ändern, um sie an Ihren Geschäftsprozess und die Gesetzgebung Ihres Landes anzupassen (wie z. B. das Hinzufügen eines speziellen Codes im Präfix). Eine Änderung der zukünftigen Steuernummer kann auch notwendig sein, wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung gelöscht oder einige Ihrer Rechnungen außerhalb von Ecwid erstellt haben.
Die Rechnungsnummern in Ihrem Shop hängen nicht von den Bestellnummern ab und verwenden eine aufeinander folgende, aufsteigende Nummerierung. Das bedeutet, dass jede neue Rechnungsnummer direkt der vorigen Rechnungsnummer folgt. Standardmäßig beginnt die Nummerierung mit 1, aber Sie können Ihre Rechnungsnummern auch anpassen und die Nummer künftiger Rechnungen auf eine beliebige positive Ganzzahl festlegen.
Dem numerischen Teil einer Rechnung kann ein beliebiges Präfix oder Suffix hinzugefügt werden. Sie können auch die Mindestanzahl der Ziffern in Ihrer Rechnung festlegen (wenn die tatsächliche Nummer kleiner ist, werden am Anfang Nullen hinzugefügt).
Um künftige Rechnungsnummern zu konfigurieren:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Künftige Rechnungsnummer auf Nummer bearbeiten → Format der Rechnungsnummer bearbeiten.
- Geben Sie im geöffneten Menü bei Bedarf ein Präfix und Suffix ein. Darunter geben Sie die Rechnungsnummer (das ist die Nummer der nächsten Rechnung, die in Ihrem Shop erstellt wird) und die Mindestanzahl an Ziffern für Ihre Rechnung ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ihre Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Die Nummern der bereits ausgestellten Rechnungen bleiben unverändert.
Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie die Rechnung mit der Nr. 123 irrtümlich erstellt haben. Auch wenn Sie sie sofort löschen (wie auch die Bestellung), wird die nächste Rechnungsnummer in Ihrem Shop 124 sein. Um für eine ununterbrochene Reihenfolge der Rechnungsnummern zu sorgen geben Sie 123 als Rechnungsnummer im Abschnitt Zähler ein. Auf diese Weise wird die nächste in Ihrem Shop erstellte Rechnungsnummer die 123 sein.
Sie können den Zähler für die Rechnungsnummern auch zurücksetzen. Zum Beispiel, wenn Sie ein neues Geschäftsjahr beginnen. Wenn Sie die Rechnungsnummern zurücksetzen, beginnt Ihre nächste Nummer mit der 1.
Um den Zähler der Rechnungsnummer zurücksetzen:
- Gehen Sie von der Ecwid-Verwaltung aus zu Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen.
- Scrollen Sie nach unten zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Künftige Rechnungsnummer auf Nummer bearbeiten → Zähler zurücksetzen.
- (optional) Geben Sie ein Präfix und Suffix ein (falls erforderlich).
- Klicken Sie auf Zähler zurücksetzen.
Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie jedes Jahr die folgende Rechnungsnummerierung in Ihrem Shop verwenden: Jahr-Rechnungsnummer-Shopname. Für das kommende Jahr möchten Sie die Nummerierung nun zurücksetzen. So sollten Ihre Einstellungen im Menü aussehen:
Auf diese Weise wird die zukünftige Rechnungsnummer „2023-1-Shopname“ sein, wobei der Shopname der Name Ihres Shops ist.
Rechnungen anpassen
Sie können die Inhalte und Vorlage Ihrer Rechnungen auf der Seite Einstellungen → Steuern & Rechnungen → Rechnungen → Inhalt der Rechnung in Ihrer Ecwid-Verwaltung anpassen:
- Laden Sie ein Firmenlogo zur Personalisierung Ihrer Rechnung hoch
- Ändern Sie den Rechnungstitel, um ihn gesetzeskonform zu machen
- Fügen Sie die Steueridentifikationsnummer hinzu
- Fügen Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Unternehmen ein (wie beispielsweise die Bankverbindung)
- Fügen Sie der Fußzeile der Rechnung weitere Einzelheiten hinzu
- Geben Sie einen benutzerdefinierten PDF-Dateinamen für die Steuerrechnung ein
- Oder nehmen Sie noch umfangreichere Änderungen an der HTML-Vorlage der Rechnung vor
Lesen Sie für detaillierte Anweisungen unseren Artikel Anpassung des Inhalts von Rechnungen.