Online tickets voor evenementen verkopen met Ecwid

In uw online Ecwid-winkel kunt u tickets voor verschillende evenementen verkopen. Dat kan een concert, een liefdadigheidsevenement, een diner in het restaurant, een online cursus, enz. zijn. In Ecwid maakt u een ticket voor een evenement als een product in uw catalogus. U kunt de voorraadhoeveelheid opgeven om het aantal gasten te beperken, klanten laten kiezen uit verschillende soorten tickets (bijvoorbeeld een tafel bij het raam of in het midden van een eetzaal) en tickets valideren om zeker te weten dat het ticket niet twee keer wordt gebruikt.

In deze handleiding leert u:

Een ticket toevoegen aan uw catalogus
Een samenhangende beschrijving opstellen
Verschillende soorten tickets maken
Voorkomen dat u teveel verkoopt
Tickets bevestigen

Tickets toevoegen aan uw catalogus

Er is geen optie in Ecwid om specifiek een ticket aan te maken, maar u kunt een product of een digitaal product maken, het dezelfde naam als uw evenement geven en een downloadbaar PDF-document toevoegen aan een bestelling. Zodra klanten de bestelling betalen, ontvangen ze een link om een PDF-document, oftewel het ticket, te downloaden.

Het PDF-bestand is hetzelfde voor alle klanten die een ticket bij u kopen. In het PDF-bestand kunt u de datum, tijd en plaats van het evenement of andere relevante informatie toevoegen.

Een ticket maken in uw winkel:

1. Ga in de Ecwid-beheerder naar Catalogus → Producten.
2. Klik + Nieuw product.
3. Configureer uw product door het een naam, beschrijving, prijs, etc. te geven.
4. Vink de optie Vereist verzending of afhalen uit als u de tickets niet persoonlijk gaat afleveren. De velden voor verzending worden dan verwijderd en het afrekenproces wordt eenvoudiger.
5. (optioneel) Als u een PDF-bestand heeft dat als ticket kan worden gebruikt, kunt u het toevoegen aan het product. Klanten ontvangen het bestand zodra ze het product kopen. Hiervoor klikt u op het tabblad Bestanden en vervolgens op + Bestanden uploaden. Klik op Bestand kiezen om een bestand te selecteren en klik daarna op Bestanden uploaden.
6. (optioneel) Als u een beperkt aantal plaatsen heeft, kunt u het voorraadniveau instellen om oververkoop te voorkomen. Hiervoor klikt u op Beheren in het gedeelte Voorraadbeheer aan de rechterkant en stelt u het aantal beschikbare tickets in.
7. Klik op Opslaan.

Gasten informeren over belangrijke details

Omdat elk evenement dat u organiseert anders kan zijn, of wanneer u wilt dat uw gasten op de hoogte zijn van bepaalde regels, kunt u de productbeschrijving gebruiken om klanten de relevante informatie te geven.

Hier zijn enkele voorbeelden van dingen die u in de beschrijving kunt zetten:

• de naam van de show, het optreden of het dinerthema
• het maximale aantal gasten of tafels
• informatie over donaties als u een liefdadigheidsevenement organiseert
• veiligheidsregels tijdens de COVID-19-pandemie
• extra informatie over de toelating
• openingstijd en duur van het evenement
• beschikbare kinderopvang voor gezinnen met kinderen
• informatie over terugbetalingen
• verzoek om de bestelling af te drukken voor validatie

Een voorbeeld van het gebruik van de productbeschrijving voor tickets

Verschillende soorten tickets maken

U kunt klanten aanbieden om te kiezen welk soort ticket ze willen kopen. Zo kunnen bij nachtclubs de tickets variëren per tijd van binnenkomst.

Verschillende soorten tickets kunnen worden gemaakt met behulp van productopties:

1. Open het ticket in Catalogus → Producten.
2. Selecteer het tabblad Opties en klik op Productoptie toevoegen.
3. Voer de naam van de optie in. Bijvoorbeeld Tijd van binnenkomst of Locatie van zitplaats.
4. Selecteer het optietype. De beste optie hier is een selectielijst of keuzerondjes.
5. Klik op + Waarde toevoegen om opties voor klanten toe te voegen.
6. Voer in het veld Optiewaarden de naam voor de optie in.
7. (optioneel) U kunt een hogere of lagere prijs instellen voor die specifieke optie in het gedeelte Prijsaanpasser.
8. Klik op Opslaan.

Klaar. Uw klanten kunnen nu kiezen welk soort ticket ze willen kopen.

Source Tickets heeft verschillende ticketopties om uit te kiezen

U kunt gasten ook gratis of betaalde extra diensten aanbieden die kunnen worden toegevoegd aan de bestelling. U kunt bijvoorbeeld kinderopvang of een parkeerplaats aanbieden. Elke extra dienst kan worden toegevoegd als een optie. Maak een optie, noem deze Diensten en selecteer Selectievakje als invoertype. Voeg vervolgens voor elke dienst een nieuwe waarde toe. Bij elke dienst kunt u beslissen of u deze in rekening brengt of gratis levert.

Court Street United Methodist Church biedt gasten diensten aan

Beslissen hoeveel tickets elke klant kan kopen

U kunt een minimum- en maximumlimiet voor tickets instellen. Stel u verkoopt twee soorten tickets: standaard en premium. Klanten kunnen een, twee, of meer standaardtickets kopen. Maar bij premiumtickets wilt u dat klanten minstens 4 tickets kopen. Of misschien heeft u maar 20 plaatsen en wilt u het maximumaantal tickets voor aankoop beperken tot twee.

Met hoeveelheidslimieten kunt u limieten voor de minimale en maximale hoeveelheid instellen voor elk product in uw Ecwid-winkel. Als een koper een hoger of lager aantal tickets aan de winkelwagen toevoegt, wordt er een melding over limieten weergegeven.

Voor een betere controle van het aantal tickets kunt u bijhouden hoeveel tickets er nog voorradig zijn. Meer informatie over het bijhouden van de voorraad van producten in uw Ecwid-winkel →

Oververkoop voorkomen bij een evenement met veel vraag

Het instellen van de voorraadhoeveelheid helpt om uw catalogus te beheren en ook om te voorkomen dat u teveel verkoopt. Maar als u een evenement organiseert waar veel vraag naar is, kunnen klanten op hetzelfde moment op de knop Betalen klikken en proberen een ticket te kopen dat bijna op is. In dat geval zouden klanten meer tickets kunnen kopen dan u op voorraad heeft, simpelweg vanwege de vertraging tijdens het afhandelen van de betaling.

Om te voorkomen dat er te veel tickets worden verkocht voor een evenement met veel vraag, kunt u de volgende tips volgen:

• Bied minder tickets te koop aan dan u in werkelijkheid heeft. Er zijn bijvoorbeeld 10 tafels in uw eetzaal en u verkoopt tickets voor een avond met echte Wazwan uit Kasjmir. In het gedeelte Voorraadbeheer van het ticketproduct voert u 7 of 8 items in als voorraad. Op die manier kunt u, zelfs als u te veel verkoopt, toch nog vrije tafels aanbieden.
• Werk met vooruitbestellingen in plaats van reguliere verkoop.
• Registreer de betalingen handmatig. U neemt het geld dan pas aan als u na de verkoop het definitieve aantal bestellingen controleert. In Ecwid kunt u hiervoor betaalsystemen zoals Authorize.net (in het Engels) gebruiken.

Tickets bevestigen met barcode of QR-code

Als het gaat om evenementen, wilt u de binnenkomst stroomlijnen en ervoor zorgen dat het ticket niet twee keer wordt gebruikt. Een barcode of QR-code is daarvoor erg handig. Ze kunnen allebei worden gebruikt om tickets te valideren en gasten te identificeren.

Barcodes

Voor elke bestelling in uw Ecwid-winkel wordt een nieuwe factuur gemaakt met een unieke barcode. U kunt de barcode scannen met de mobiele Ecwid-app voor Android of iOS en zo de barcode gebruiken als identificatie van uw gasten.

Klanten kunnen de factuur terugvinden in hun account dat automatisch na de aankoop wordt aangemaakt. Om de ervaring van uw klanten te versoepelen, kunt u de factuur bijvoegen bij de bevestigingsmail van de bestelling zodat ze de barcode altijd bij de hand hebben.

De factuur bij de bevestigingsmail voegen:

1. Ga naar Instellingen → Meldingen.
2. Scroll naar beneden naar de optie Factuur bij bevestigingsmail voegen en schakel deze in.

Dat is alles. Uw klanten ontvangen nu een factuur bij de bestelbevestiging:

U kunt ook het sjabloon voor de bevestigingsmail van de bestelling bewerken en uw gasten laten weten dat ze de factuur moeten printen of downloaden op hun telefoon, zodat u de barcode kunt scannen. Als u echter behalve tickets nog andere producten verkoopt, moet u er wel rekening mee houden dat de wijzigingen worden toegepast op alle bevestigingsmails. In dat geval is het het beste om het verzoek om de bestelling te printen te vermelden in de ticketbeschrijving of in het PDF-bestand.

Nadat u de barcode van iemand heeft gescand, kunt u de status van de bestelling veranderen in de gekozen status voor gebruikte tickets. Als iemand probeert binnen te komen met het eerder gebruikte ticket, kunt u de barcode scannen en bij de status van de bestelling zien dat het ticket al is gebruikt.

QR-codes

Als een klant een bestelling in uw winkel plaatst, voert die persoon een e-mailadres in bij het afrekenen. Het e-mailadres van de klant wordt vervolgens opgeslagen in het gedeelte Verkopen → Klanten van de Ecwid-beheerder en staat ook op de facturen in Verkopen → Bestellingen. Zo kunt u met behulp van een dienst van derden een QR-code genereren en vervolgens de code naar de klant e-mailen na aankoop van het ticket.

Op internet zijn veel gratis apps voor het genereren van QR-code te vinden.

Terug naar u

Het verkopen van tickets voor evenementen is een goede manier om extra geld te verdienen en uw publiek te betrekken bij uw bedrijf. Nu u weet hoe u in uw Ecwid-winkel tickets kunt verkopen, kunt u het gaan uitproberen.